MV4 Administración
Notas Técnicas
| 114: Notas de Débito por Cheques Rechazados
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En general sugerimos no registrar Notas de Debito por el moento de cheques rechazados, sino solo por los montos correspondientes a los gastos que generan. El sistema permite cambiar el estado de un cheque entregado o recibido a estado "rechazado". Luego en una Orden de Pago o Cobranza, se puede canjear el cheque rechazado por otro valor. Si además se usa una Nota que incluye el valor del cheque se duplican los montos.
Si fuera indispensable usar Notas, abajo se describe el procedimiento:
Para poder registrar Notas de Débito por Cheques Rechazados tanto en Ventas como en Compras hay que definir las siguientes cosas:
- Una Cuenta Contable Regularizadora llamada Cheques Rechazados. Puede ser de Activo o Pasivo y debe tener siempre saldo 0 al fin de cada mes. La llamaremos Cuenta CR de ahora en adelante.
- Una Caja llamada Cheques Rechazados. Debe tener siempre saldo 0 al fin de cada mes. La llamaremos Caja CR de ahora en adelante.
- Un Tercero llamado Cheques Rechazados. Debe tener asignada la Cuenta Regularizadora. Siempre debe estar saldado. Lo llamaremos Tercero CR de ahora en adelante.
- Un Artículo llamado Cheques Rechazados. Debe tener asignada la Cuenta Regularizadora tanto en Compras como en Ventas y debe ser un Artículo No Gravado. Lo llamaremos Artículo CR de ahora en adelante.
Los pasos para registrar una Nota de Débito por Cheques Rechazados en Ventas es la siguiente:
1) Se rechaza el Cheque normalmente desde Caja y Bancos. El cheque queda en estado rc.
2) Se registra una Cobranza al Cliente que entregó el Cheque donde se cancela el cheque rechazado y se cobra con la Caja CR con la fecha del rechazo.
3) Se registra la Nota de Débito al Cliente con la fecha del rechazo y con un ítem con el Artículo CR por el importe del Cheque. En la misma Nota de Débito se puede incluir también otro ítem gravado por los gastos bancarios generados por el Cheque Rechazado
Los pasos 2) y 3) se pueden consolidar para varios Cheques Rechazados del mismo Cliente si ocurrieron en el mismo mes.
Como resultado de los pasos 1), 2) y 3) tenemos los siguientes estados y saldos:
- El Cheque Rechazado queda en estado cj (Canjeado) y ya no requiere de más tratamiento.
- La Cuenta Corriente del Cliente queda con el Saldo de la Nota de Débito dado que el movimiento generado por el rechazo se compensa con el de la Cobranza.
- La Caja CR aumenta su saldo por el importe del cheque. Se verá más tarde como volver a 0 este saldo a fin de mes.
En Compras la operatoria es exactamente la misma, salvo que el paso 2) es una Orden de Pago y la Caja CR disminuye su saldo en lugar de aumentar.
Si se tratase de un Cheque Recibido y entregado a un Proveedor hay que realizar los mismos pasos dos veces, una en Ventas para registrar la Nota de Débito al Cliente y otra en Compras para registrar la del Proveedor. Si ocurriese que para alguno de los dos casos no se hace ND se puede utilizar la operatoria habitual para ese caso. La única limitación que tiene esto es que se debe mantener el orden en el que se realizan los cambios de estado del Cheque, es decir, primero hay que registrar la OP al Proveedor por el canje del cheque recibido y después la Cobranza al Cliente por el mismo motivo. Esto puede ser independiente del orden en el que se registren las ND, pero por una cuestión contable sería deseable que todo caiga dentro del mismo mes.
Si se desea revertir el rechazo porque finalmente no existió, se deberá eliminar la Cobranza / OP del paso 3), borrar o anular la Nota de Débito (si es la de Ventas y es electrónica no queda más remedio que anular con Nota de Crédito electrónica) y des-rechazar el cheque.
Contablemente todas estas operaciones son equivalentes a las de la operatoria normal porque en el mayor de la Cuenta CR el asiento de la Nota de Débito del paso 2) se compensa con el de la Cobranza del paso 3) al tener el Artículo CR y la Caja CR asignada dicha cuenta.
Al final de cada mes es necesario dejar en 0 el saldo de la Caja CR.
Para esto se deberá hacer los siguientes pasos:
1) Obtener el Saldo de la Caja a fin de mes.
2) Realizar una Imputación al Tercero CR con un ítem con el Artículo CR por el saldo de la Caja. Si el saldo es positivo la Imputación debe ser a Pagar, si es negativo, a Cobrar.
3) Pagar o Cobrar la Imputación del paso 2) con la Caja CR para que el saldo de ésta quede en 0. También el Tercero CR quedará con saldo 0. Y como todos estos movimientos se realizaron utilizando la Cuenta CR no generan ningún asiento.
Si fuera indispensable usar Notas, abajo se describe el procedimiento:
Para poder registrar Notas de Débito por Cheques Rechazados tanto en Ventas como en Compras hay que definir las siguientes cosas:
- Una Cuenta Contable Regularizadora llamada Cheques Rechazados. Puede ser de Activo o Pasivo y debe tener siempre saldo 0 al fin de cada mes. La llamaremos Cuenta CR de ahora en adelante.
- Una Caja llamada Cheques Rechazados. Debe tener siempre saldo 0 al fin de cada mes. La llamaremos Caja CR de ahora en adelante.
- Un Tercero llamado Cheques Rechazados. Debe tener asignada la Cuenta Regularizadora. Siempre debe estar saldado. Lo llamaremos Tercero CR de ahora en adelante.
- Un Artículo llamado Cheques Rechazados. Debe tener asignada la Cuenta Regularizadora tanto en Compras como en Ventas y debe ser un Artículo No Gravado. Lo llamaremos Artículo CR de ahora en adelante.
Los pasos para registrar una Nota de Débito por Cheques Rechazados en Ventas es la siguiente:
1) Se rechaza el Cheque normalmente desde Caja y Bancos. El cheque queda en estado rc.
2) Se registra una Cobranza al Cliente que entregó el Cheque donde se cancela el cheque rechazado y se cobra con la Caja CR con la fecha del rechazo.
3) Se registra la Nota de Débito al Cliente con la fecha del rechazo y con un ítem con el Artículo CR por el importe del Cheque. En la misma Nota de Débito se puede incluir también otro ítem gravado por los gastos bancarios generados por el Cheque Rechazado
Los pasos 2) y 3) se pueden consolidar para varios Cheques Rechazados del mismo Cliente si ocurrieron en el mismo mes.
Como resultado de los pasos 1), 2) y 3) tenemos los siguientes estados y saldos:
- El Cheque Rechazado queda en estado cj (Canjeado) y ya no requiere de más tratamiento.
- La Cuenta Corriente del Cliente queda con el Saldo de la Nota de Débito dado que el movimiento generado por el rechazo se compensa con el de la Cobranza.
- La Caja CR aumenta su saldo por el importe del cheque. Se verá más tarde como volver a 0 este saldo a fin de mes.
En Compras la operatoria es exactamente la misma, salvo que el paso 2) es una Orden de Pago y la Caja CR disminuye su saldo en lugar de aumentar.
Si se tratase de un Cheque Recibido y entregado a un Proveedor hay que realizar los mismos pasos dos veces, una en Ventas para registrar la Nota de Débito al Cliente y otra en Compras para registrar la del Proveedor. Si ocurriese que para alguno de los dos casos no se hace ND se puede utilizar la operatoria habitual para ese caso. La única limitación que tiene esto es que se debe mantener el orden en el que se realizan los cambios de estado del Cheque, es decir, primero hay que registrar la OP al Proveedor por el canje del cheque recibido y después la Cobranza al Cliente por el mismo motivo. Esto puede ser independiente del orden en el que se registren las ND, pero por una cuestión contable sería deseable que todo caiga dentro del mismo mes.
Si se desea revertir el rechazo porque finalmente no existió, se deberá eliminar la Cobranza / OP del paso 3), borrar o anular la Nota de Débito (si es la de Ventas y es electrónica no queda más remedio que anular con Nota de Crédito electrónica) y des-rechazar el cheque.
Contablemente todas estas operaciones son equivalentes a las de la operatoria normal porque en el mayor de la Cuenta CR el asiento de la Nota de Débito del paso 2) se compensa con el de la Cobranza del paso 3) al tener el Artículo CR y la Caja CR asignada dicha cuenta.
Al final de cada mes es necesario dejar en 0 el saldo de la Caja CR.
Para esto se deberá hacer los siguientes pasos:
1) Obtener el Saldo de la Caja a fin de mes.
2) Realizar una Imputación al Tercero CR con un ítem con el Artículo CR por el saldo de la Caja. Si el saldo es positivo la Imputación debe ser a Pagar, si es negativo, a Cobrar.
3) Pagar o Cobrar la Imputación del paso 2) con la Caja CR para que el saldo de ésta quede en 0. También el Tercero CR quedará con saldo 0. Y como todos estos movimientos se realizaron utilizando la Cuenta CR no generan ningún asiento.
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