MV4 Administración

Notas Técnicas

| 142: Carga y modificación del Plan de Cuentas
Area:

Para poder visualizar o modificar el Plan de Cuentas se debe ingresar en el Área "Contabilidad" y elegir el Comando "Plan de Cuentas" del Menú "Contabilidad".

Lo primero que hay que hacer es elegir el Ejercicio para el que se accederá a su Plan de Cuentas. Esto se realiza haciendo un click en el botón Ejercicio arriba a la izquierda.

Para poder modificar el Plan de Cuentas de un Ejercicio, éste debe estar el estado "En Definición"
El estado se puede cambiar desde la misma pantalla donde se muestra el plan descolgando la opción que se necesite.

Para mas detalles sobre los Estatos del Plan:
. Ver Nota Técnica Nº 123

Cuando el estado del Plan de Cuentas está en esatdo Abierto se pueden cargar asientos pero no modificar el plan.

Las Cuentas del Plan están organizadas en forma de árbol con niveles.
Las Cuentas de Nivel 1 son las "raíces" del árbol, son las cabeceras de Rubro y son fijas. Las 5 Cuentas Cabecera de Rubro son: Activo, Pasivo, Patrimonio Neto, Ingresos y Egresos.

Las Cuentas del Plan pueden ser Imputables ó No Imputables.
Las Cuentas Imputables son las Cuentas que no tienen ninguna Subcuenta (hojas del árbol) y son las únicas que pueden ser utilizadas en Asientos. En el Plan de Cuentas se pueden distinguir porque su nombre está precedido por asteriscos (*).
Las Cuentas No Imputables son las que tienen Subcuentas (Cuentas hijas) y no pueden ser utilizadas en Asientos. Se pueden distinguir porque su nombre está precedido por guiones (_).
Una Cuenta Imputable puede convertirse en No Imputable si se le agregan Subcuentas. Pero esto no se permitirá si la Cuenta ya fue utilizada en Asientos en el Ejercicio. Y una Cuenta No Imputable se puede convertir en Imputable si se eliminan todas sus Subcuentas. Esto no se podrá hacer si alguna de ellas tiene Asientos en el Ejercicio.

El Nivel de una Cuenta es la profundidad en la que se encuentra en el árbol. Las 5 Cuentas Rubro son de Nivel 1, sus hijas son de Nivel 2 y así sucesivamente.
Se puede visualizar el Nivel de una Cuenta a partir de la cantidad de asteriscos ó guiones que tiene en su nombre (1 asterisco más 3 por cada Nivel menos el primero).

Cuando se abre para modificar el Plan de Cuentas de un Ejercicio nuevo y cuyo Plan no fue copiado del anterior, el Plan de Cuentas se crea con las 5 Cuentas de Nivel 1 y el usuario deberá agregar todas las restantes o importarlas de un archivo de texto utilizando el comando Importar Plan que se verá más adelante.

COMANDOS

Mientras se exhibe un Plan de Cuentas se pueden ejecutar una gran cantidad de comandos. Algunos de estos se ejecutan con acciones del mouse sobre la Lista de Cuentas y otros con los menúes que se agregan en la barra.
Algunos comandos realizan modificaciones sobre el Plan de Cuentas. Para poder ejecutarlos el Plan de Cuentas debe ser modificable (explicado más arriba) y deben estar visibles todas las Cuentas del Plan y en su orden natural. De lo contrario solo se podrán ejecutar comandos de selección y visualización pero no de modificación.

COMANDOS SOBRE LA LISTA DE CUENTAS

Se puede seleccionar una o más Cuentas de la lista utilizando el mouse de igual manera que en las listas del sistema. Un click selecciona una Cuenta; mayúscula+click selecciona un rango entre la Cuenta seleccionada previamente y la que se clickeó; control+click agrega ó quita la Cuenta clickeada a la selección y el comando Seleccionar todo del menú Edición selecciona todas las Cuentas de la lista.
Utilizando las flechas se avanza o se retrocede en la lista.
Haciendo doble-click sobre una Cuenta se abre una ventana con la Ficha de datos de la Cuenta para consultar.
Haciendo click con el botón derecho sobre una Cuenta se abre un menú desplegable con opciones para Agregar una Cuenta, Agregar una Subcuenta, Modificar, Borrar ó Cambiar la Posición de la Cuenta. Ver la descripción de estos comandos en la sección de Comandos de Menú.
Si se arrastra una Cuenta sobre otra se abrirá la ventana de Cambio de Posición con el movimiento ejecutado, siempre que éste sea posible de realizar. Ver la descripción del Cambio de Posición más adelante en la sección de Comandos de Menú.

COMANDOS DE MENÚ

Al mostrar el Plan de Cuenta se agregan dos menúes nuevos a la barra.
Estos son los Comandos que se pueden invocar desde estos menúes:

Menú Cuentas

Agregar Cuenta: Abre una ventana con la Ficha de Cuenta para agregar una Cuenta al Plan. Para que este comando se active debe haber una Cuenta seleccionada en la lista. La nueva Cuenta a agregar se agregará en el mismo Nivel que la Cuenta seleccionada en la posición siguiente (hermana).

Una Cuenta Contable tiene un código de hasta 13 caracteres alfanuméricos. No es obligación utilizar un código numérico del estilo 1010002 cuyas cifras indican Nivel y Posición en el árbol, se puede utilizar un código alfanumérico del tipo CajaExt que es más claro. La posición y el nivel se podrán fijar sin necesidad de determinarlo en el código.
Si se ingresa un código ya fue utilizado en una Cuenta en otro Plan o corresponde a una Cuenta Especial creada automáticamente en el sistema (Ver Nota Técnica Nº 222) su nombre aparecerá directamente. De lo contrario el usuario deberá escribir su nombre.
Si el código es el de una Cuenta Especial su tipo de cuenta aparecerá inmediatamente.

Si el Ejercicio que se está visualizando no es el último de la Empresa, se ofrece la opción de agregar la misma Cuenta en los Planes de Cuenta de los Ejercicios siguientes. Pero esto solo se podrá hacer si la Cuenta Madre existe en dichos Ejercicios y si es Imputable, si no tiene ningún Asiento, lo que impediría convertirla en No Imputable. Y solo se agregará en Ejercicios no Cerrados.
A continuación se exhiben los datos que determinan la posición de la Cuenta en el Plan. Estos son la Cuenta Madre, el Nivel y el Orden que es la posición de la Cuenta entre las hijas de la misma Madre.
Luego se exhiben otros campos de la Cuenta. Estos son: Indice y Agrupación, utilizados para el Ajuste por Inflación y Centro de Costo Obligatorio, que obliga a utilizar un Centro de Costo en todo Ítem de Asiento de esta Cuenta.
Finalmente se muestran los saldos actuales de la Cuenta en el Ejercicio.

Agregar Subcuenta: Abre una ventana con la Ficha de Cuenta para agregar una Cuenta al Plan. Para que este comando se active debe haber una Cuenta seleccionada en la lista. La diferencia es que en este caso la Cuenta se agregará como una Cuenta Hija de la Cuenta seleccionada y en la posición 1. La Cuenta seleccionada puede ser Imputable, pero no debe tener ningún Asiento en el Ejercicio. Una vez aceptada la Ficha, la Cuenta seleccionada se convierte automáticamente en No imputable.

Modificar: Abre una ventana con la Ficha de Cuenta para modificar una Cuenta del Plan. Para que este comando se active debe haber una Cuenta seleccionada en la lista.
Solo se puede modificar el Nombre y los campos adicionales. No se puede cambiar la cuenta de posición en el Plan con este comando. Esto se hará con el comando Cambiar Posición que se verá más adelante.
Atención: Los cambios que se hagan en la Cuenta no solo afectarán a la misma en este Plan sino en todos los Planes de Cuenta de todos los Ejercicios que la contengan.

Borrar: Permite borrar una o más Cuenta del Plan. Para que este comando se active debe haber al menos una Cuenta seleccionada en la lista.
Solo se podrán Borrar Cuentas que no tengan Asientos en el Ejercicio. Y si se borra una Cuenta No Imputable se borrará toda su descendencia siempre y cuando no haya Asientos de ninguna de sus Subcuentas a todo Nivel.
Si la Cuenta a Borrar no está en ningún otro Plan de Cuentas se eliminará completamente su referencia del Sistema.

Cambiar de Posición: Abre una ventana con la Ficha de Cambio de Posición de una Cuenta del Plan. Para que este comando se active debe haber una Cuenta seleccionada en la lista.
La Cuenta seleccionada para cambiar de posición no puede ser de Nivel 1.
Si la Cuenta seleccionada no es Imputable cambiará de Posición junto con todas sus Cuentas descendientes a todo nivel.

La ventana de cambio de posición tiene los datos de la Cuenta a mover y los siguientes elementos:
Cuenta Mayorizante: Es la Cuenta Madre a donde se moverá la Cuenta.
Cuentas Hijas: Son todas las Cuentas hijas de la Cuenta Madre con la Cuenta a mover destacada en color rojo en el Orden al que se moverá entre las hijas.
Y más abajo está la opción de replicar el mismo movimiento en los siguientes Ejercicios si el que se está modificando no es el último de una Empresa. Para que la réplica sea posible la misma Cuenta debe existir en los otros Ejercicios y también la Cuenta Madre y ésta no debe tener Asientos si es Imputable. Y solo se realizará en Ejercicios no Cerrados.
La Cuenta Madre que aparece inicialmente es la original de la Cuenta a mover si se utilizó el comando de menú ó el menú desplegable con el botón derecho.
Si se llegó a este comando arrastrando una Cuenta y soltándola en otro lugar del Plan la Cuenta Madre y el Orden de la Cuenta a Mover dependen de la Cuenta donde se soltó. Si ésta Cuenta es Imputable se agregará en la posición soltada, corriendo un lugar hacia abajo la Cuenta donde se soltó y las siguientes hermanas. Si no es Imputable, aparecerá esta Cuenta como Madre y la Cuenta a mover aparecerá como última hija.

En la ventana de Cambio de Posición se puede cambiar de Cuenta Madre y elegir otra. Las Cuentas que se pueden elegir como Madre, si son Imputables, no deben tener Asientos. Pero además no deben formar parte de la descendencia de la Cuenta que se está moviendo.
Dentro de la lista de Cuentas hijas se puede arrastrar la Cuenta a mover para cambiar su Orden. Solo se puede arrastrar esta Cuenta. Si se desea mover otras se debe volver a la lista del Plan y seleccionar cada una de ellas para moverlas por separado.

Una vez determinada Cuenta Madre y Orden, aceptando la pantalla se produce el cambio.
Si se cambió de Cuenta Madre, se realizará un Recálculo de Saldos de todas las Cuentas del Ejercicio dado que este cambio puede impactar en los Saldos de varias de ellas. Y si se replicó el cambio en otros Ejercicios ocurrirá lo mismo con cada uno de ellos.

Asociar Indice: Permite asociar un Indice de Ajuste por Inflación a una o más Cuenta del Plan. Para que este comando se active debe haber al menos una Cuenta seleccionada en la lista.

Asociar Agrupación: Permite asociar una Agrupación a una o más Cuenta del Plan. Para que este comando se active debe haber al menos una Cuenta seleccionada en la lista.

Obligar Centro de Costo/No Obligar Centro de Costo: Permite cambiar la condición de Centro de Costo obligatorio a una o más Cuenta del Plan. Para que estos comandos se activen debe haber al menos una Cuenta seleccionada en la lista.

Importar Plan: Permite importar el Plan de Cuentas de un archivo de texto. Hay tres formatos posibles: General, que es un formato de planilla ordenada con el código en la primer columna y los nombres de las cuentas en las columnas siguientes por nivel; Contar, que es el del viejo programa de Contabilidad de Mil Veinticuatro y MV4 Administración, que es el formato de exportación de este programa.
Cuando se termina de leer el archivo se le muestra al usuario una ventana donde debe elegir las 5 cuentas que serán los rubros (Nivel 1).

Exportar Plan: Permite exportar el Plan de Cuentas en un archivo de texto. Hay dos formatos posibles: General, que es un formato de planilla ordenada con el código en la primer columna y los nombres de las cuentas en las columnas siguientes por nivel y MV4 Administración, que es el formato de exportación de este programa.

Menú Listar

Los Comandos de este menú permiten cambiar la lista de Cuentas del Plan mostrando solo algunas de ellas ó modificando su orden. Como se explicó anteriormente, cualquier cambio de orden o de constitución de la lista impide la realización de modificaciones en el Plan. Para poder agregar, modificar, eliminar o cambiar de posición una Cuenta se deberá ejecutar el comando Todas que muestra todas las Cuentas y en su orden natural.

Todas: Muestra en la lista todas las Cuentas del Plan y en su orden natural.
Seleccionadas: Muestra en la lista las Cuentas previamente seleccionadas y oculta el resto.
Hasta el Nivel: Muestra en la lista las Cuentas del Plan hasta un determinado Nivel.
Subárboles: Muestra en la lista las Cuentas seleccionadas junto con todas sus Cuentas descendientes a todo Nivel.
Expandir: Muestra, si están ocultas, todas las Cuentas hijas de las Cuentas seleccionadas.
Expandir todo: Muestra, si están ocultas, todas las Cuentas descendientes de las Cuentas seleccionadas a todo Nivel.
Comprimir: Oculta, si están visibles, todas las Cuentas descendientes a todo Nivel de las Cuentas seleccionadas.
Buscar: Abre una ventana de búsqueda para buscar Cuentas en el Plan a partir de un criterio ingresado.
Ordenar: Abre la ventana de ordenamiento para ordenar las Cuentas de la lista. También se puede ordenar haciendo click sobre cualquiera de las columnas de la lista. Haciendo click en el botón Orden Natural arriba a la derecha se ordena las Cuentas de la lista en su orden natural.
Imprimir: Permite imprimir el Plan de Cuentas con las que están en la Lista.
Reporte: Permite generar un Reporte de 4D con las Cuentas que están en la Lista.
Graficar: Permite generar un Gráfico de 4D con las Cuentas que están en la Lista.

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Nro Nota Técnica:
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