MV4 Administración
Notas Técnicas
| 154: Tablas Dinámicas para Informes
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Los informes que tienen entre sus opciones de salidas "Tablas Dinámicas" generan los datos en forma de archivos de texto que, en combinación con una Macro de Excel especialmente diseñada, generan en forma automática Tablas Dinámicas que permiten el cruce de información con totales consolidados, una poderosa herramienta para la generación de informes de muchísima utilidad.
Para obtener más información sobre el uso y la parametrización de las Tablas Dinámicas consultar un Manual de Excel. Aquí solo se explicará lo necesario para parametrizar su generación automática desde el MV4 Administración.
Una Tabla Dinámica de Excel es un informe multidimensional que a partir de una fuente de datos, que puede ser una página de un Libro Excel con los datos en filas y columnas o una base de datos externa utilizando ODBC, permite mostrar totales consolidados según los contenidos de ciertas columnas clave en los datos de origen.
En el caso de las Tablas Dinámicas generadas desde MV4 Administración los datos de origen estarán siempre en la primer solapa del Libro Excel que se generará automáticamente con los datos del Informe obtenido. y lleva el nombre Datos.
Un Informe generado puede tener una ó más Tablas Dinámicas. Cada una de éstas estará en una de las páginas siguientes del mismo Libro. El Libro se genera sin nombre y queda abierto en la pantalla una vez finalizada su generación. El usuario podrá luego guardarlo como planilla Excel conservando su formateo y todas sus Tablas Dinámicas o podrá realizar modifiaciones en forma manual desde el Excel antes de guardarlo.
Las columnas que se generarán en la página de datos de origen dependen de cada Informe y se llamarán Campos del Informe. Éstos pueden ser de 3 tipos: texto, numérico o fecha. Los totales consolidados solo pueden ser obtenidos a partir de Campos de tipo numérico.
Las Tablas Dinámicas a generar automáticamente se definen desde el comando Tablas Dinámicas en el Área informes, menú Archivos.
Para definir una Tabla Dinámica se deben ingresar los siguientes datos:
INFORME: Es el Informe asociado a la Tabla Dinámica y es uno de una lista de Informes con los que cuenta el sistema MV4 Administración. Al elegir el Informe se construye la lista de Campos que serán parámetros de la Tabla Dinámica.
NOMBRE: Es el Nombre que tendrá la Tabla Dinámica para ser identificada en el sistema. No puede haber dos Tablas Dinámicas con el mismo Nombre asociadas al mismo Informe.
NOMBRE DE LA PAGINA: Es el Nombre que se le dará a la Página del Libro Excel con esta Tabla Dinámica. No puede haber dos Tablas Dinámicas con el mismo Nombre de Página asociadas al mismo Informe.
ORDEN: Es el orden en el que aparecerá la página con esta Tabla Dinámica en el Libro al generar el Informe. Si se genera más de una Tabla Dinámica en un Informe las páginas estarán ordenadas por este campo.
Decimales: Es la cantidad de cifras decimales a mostrar en los totales consolidados.
Secciones de la Tabla Dinámica:
Una Tabla Dinámica tiene 4 secciones. Cada una de ellas tiene 0 ó más Campos del Informe que la componen. Algunas secciones pueden quedar vacías, otras deben tener al menos un Campo. Un mismo Campo no puede estar en dos secciones diferentes o repetido más de una vez en la misma Sección. La excepción son los Campos Múltiples (ver más adelante) que pueden estar más de una vez si en cada aparición están con un Subcampo diferente. Si un Campo Múltiple está en una sección completo (sin Subcampo) entonces no puede estar otra vez ni completo ni con un Subcampo.
Las secciones son:
FILTROS: Los Filtros en una Tabla Dinámica permiten al usuario desde el Excel recalcular la misma pero solo para las filas del Informe con determinados valores en los Campos filtrados. Atención que esto difiere de los Filtros que se definen en MV4 Administración. Los Filtros de Tabla Dinámica se aplican desde Excel, así que el Informe se genera completo. Y solo se especifica los Campos a Filtrar y no los valores Filtro que se ingresan en Excel. Esta sección puede quedar vacía.
FILAS: La sección Filas contiene los Campos que serán las primeras columnas de las filas de la Tabla Dinámica y que seran los criterios de consolidación por fila. El orden importa, porque las columnas de la Tabla Dinámica estarán en ese orden. Es obligatorio que una Tabla Dinámica tenga al menos un Campo en la sección Filas. Esta sección tiene para cada Campo un atributo adicional "Subtotales" que si está tildado significa que la Tabla Dinámica tendrá una fila de subtotales por cada valor diferente del Campo Fila correspondiente. Esta opción no tiene sentido en el último Campo de la sección.
COLUMNAS: La sección Columnas contiene los Campos que formarán las columnas dinámicas de la Tabla y que contendrán los valores consolidados. Si bien Excel admite más de un Campo en esta sección, la definición de 2 ó más Campos columna hace muy difícil la interpretación de los datos de la Tabla Dinámica. Esta sección puede quedar vacía, en ese caso se mostrará solo una Columna con los Totales por cada combinación de valores de los Campos de la sección Filas.
VALORES: Esta sección tiene los Campos que se totalizarán por cada combinación Campos Filas/Campos Columnas. Deben ser Campos de tipo numérico. Al igual que en la sección Columnas no es recomendable que haya más de un Campo de Valores porque hace difícil la lectura del Informe. Es obligatorio que haya al menos un Campo en la seccion Valores. Esta sección también tiene un atributo adicional por cada Campo llamado Modalidad que tiene 3 opciones: Normales que muestra los totales por cada combinación Fila/Columna, Porcentajes que muestra los porcentajes sobre el total de nivel superior que representa cada total y Acumulados que muestra los totales en forma acumulada sumando en cada uno el total de la filas anteriores al mismo nivel.
Agregado de Campos en las secciones:
Para agregar un Campo en una sección del Informe hay que arrastrarlo desde la lista de Campos a la izquierda de la pantalla a la sección correspondiente (drag and drop). También se puede arrastrar un Campo de una sección a otra o dentro de la misma sección para cambiar el orden. Si se arrastra un Campo desde una sección a la lista de Campos se elimina de la sección en la que estaba.
Utilización de Campos Múltiples en Tablas Dinámicas:
Los Informes que tienen Campos Múltiples (cuyo nombre empieza con asterisco) generan por cada Campo varias columnas en la página de datos de origen. Cada columna corresponde a un valor diferente de Subcampo. Los Valores de Subcampo dependen de cada Campo Múltiple, por ejemplo en el Campo Atributos los Subcampos son todos los valores de Atributos de Stock existentes. Sin embargo al generar un Informe no se generarán Columnas para todos los valores posibles sino para los que figuren en los datos del Informe generado. De hecho si en un Informe no hay filas con Productos no habrá columnas de Atributos.
Cuando se utiliza un Campo Múltiple en una sección de Tabla Dinámica (se puede en todas menos en la de Valores dado que los Campos Múltiples son solo de tipo Texto) se puede utilizar Completo o con un único valor de Subcampo. Si se utiliza Completo (dejando en blanco el Subcampo) se incluirá en la sección tantos Campos como columnas de Subcampo se haya generado en el Informe, si el Informe no contiene columnas de Subcampo para este Campo Múltiple se omitirá en la Tabla Dinámica. Si se utiliza con un valor específico de Subcampo se incluirá en la sección solo la columna correspondiente a dicho valor, si es que aparece en el Informe. Si no hay una columna con dicho valor, se omitirá en la Tabla Dinámica.
Para definir el Subcampo de un Campo Múltiple se debe arrastrar primero el Campo a la sección en la que se desea que figure y después se debe hacer un click sobre el nombre del Campo. Se abrirá una ventana en la que se podrá elegir el Subcampo (de una lista de valores posibles que depende de cada Campo Múltiple) o dejar en blanco si se desea incluir el Campo Completo. Tal como se explicó antes, no puede haber más de una combinación Campo-Subcampo en la misma Tabla Dinámica.
Informes Personalizados:
Ver Nota Técnica Nº 311
Para obtener más información sobre el uso y la parametrización de las Tablas Dinámicas consultar un Manual de Excel. Aquí solo se explicará lo necesario para parametrizar su generación automática desde el MV4 Administración.
Una Tabla Dinámica de Excel es un informe multidimensional que a partir de una fuente de datos, que puede ser una página de un Libro Excel con los datos en filas y columnas o una base de datos externa utilizando ODBC, permite mostrar totales consolidados según los contenidos de ciertas columnas clave en los datos de origen.
En el caso de las Tablas Dinámicas generadas desde MV4 Administración los datos de origen estarán siempre en la primer solapa del Libro Excel que se generará automáticamente con los datos del Informe obtenido. y lleva el nombre Datos.
Un Informe generado puede tener una ó más Tablas Dinámicas. Cada una de éstas estará en una de las páginas siguientes del mismo Libro. El Libro se genera sin nombre y queda abierto en la pantalla una vez finalizada su generación. El usuario podrá luego guardarlo como planilla Excel conservando su formateo y todas sus Tablas Dinámicas o podrá realizar modifiaciones en forma manual desde el Excel antes de guardarlo.
Las columnas que se generarán en la página de datos de origen dependen de cada Informe y se llamarán Campos del Informe. Éstos pueden ser de 3 tipos: texto, numérico o fecha. Los totales consolidados solo pueden ser obtenidos a partir de Campos de tipo numérico.
Las Tablas Dinámicas a generar automáticamente se definen desde el comando Tablas Dinámicas en el Área informes, menú Archivos.
Para definir una Tabla Dinámica se deben ingresar los siguientes datos:
INFORME: Es el Informe asociado a la Tabla Dinámica y es uno de una lista de Informes con los que cuenta el sistema MV4 Administración. Al elegir el Informe se construye la lista de Campos que serán parámetros de la Tabla Dinámica.
NOMBRE: Es el Nombre que tendrá la Tabla Dinámica para ser identificada en el sistema. No puede haber dos Tablas Dinámicas con el mismo Nombre asociadas al mismo Informe.
NOMBRE DE LA PAGINA: Es el Nombre que se le dará a la Página del Libro Excel con esta Tabla Dinámica. No puede haber dos Tablas Dinámicas con el mismo Nombre de Página asociadas al mismo Informe.
ORDEN: Es el orden en el que aparecerá la página con esta Tabla Dinámica en el Libro al generar el Informe. Si se genera más de una Tabla Dinámica en un Informe las páginas estarán ordenadas por este campo.
Decimales: Es la cantidad de cifras decimales a mostrar en los totales consolidados.
Secciones de la Tabla Dinámica:
Una Tabla Dinámica tiene 4 secciones. Cada una de ellas tiene 0 ó más Campos del Informe que la componen. Algunas secciones pueden quedar vacías, otras deben tener al menos un Campo. Un mismo Campo no puede estar en dos secciones diferentes o repetido más de una vez en la misma Sección. La excepción son los Campos Múltiples (ver más adelante) que pueden estar más de una vez si en cada aparición están con un Subcampo diferente. Si un Campo Múltiple está en una sección completo (sin Subcampo) entonces no puede estar otra vez ni completo ni con un Subcampo.
Las secciones son:
FILTROS: Los Filtros en una Tabla Dinámica permiten al usuario desde el Excel recalcular la misma pero solo para las filas del Informe con determinados valores en los Campos filtrados. Atención que esto difiere de los Filtros que se definen en MV4 Administración. Los Filtros de Tabla Dinámica se aplican desde Excel, así que el Informe se genera completo. Y solo se especifica los Campos a Filtrar y no los valores Filtro que se ingresan en Excel. Esta sección puede quedar vacía.
FILAS: La sección Filas contiene los Campos que serán las primeras columnas de las filas de la Tabla Dinámica y que seran los criterios de consolidación por fila. El orden importa, porque las columnas de la Tabla Dinámica estarán en ese orden. Es obligatorio que una Tabla Dinámica tenga al menos un Campo en la sección Filas. Esta sección tiene para cada Campo un atributo adicional "Subtotales" que si está tildado significa que la Tabla Dinámica tendrá una fila de subtotales por cada valor diferente del Campo Fila correspondiente. Esta opción no tiene sentido en el último Campo de la sección.
COLUMNAS: La sección Columnas contiene los Campos que formarán las columnas dinámicas de la Tabla y que contendrán los valores consolidados. Si bien Excel admite más de un Campo en esta sección, la definición de 2 ó más Campos columna hace muy difícil la interpretación de los datos de la Tabla Dinámica. Esta sección puede quedar vacía, en ese caso se mostrará solo una Columna con los Totales por cada combinación de valores de los Campos de la sección Filas.
VALORES: Esta sección tiene los Campos que se totalizarán por cada combinación Campos Filas/Campos Columnas. Deben ser Campos de tipo numérico. Al igual que en la sección Columnas no es recomendable que haya más de un Campo de Valores porque hace difícil la lectura del Informe. Es obligatorio que haya al menos un Campo en la seccion Valores. Esta sección también tiene un atributo adicional por cada Campo llamado Modalidad que tiene 3 opciones: Normales que muestra los totales por cada combinación Fila/Columna, Porcentajes que muestra los porcentajes sobre el total de nivel superior que representa cada total y Acumulados que muestra los totales en forma acumulada sumando en cada uno el total de la filas anteriores al mismo nivel.
Agregado de Campos en las secciones:
Para agregar un Campo en una sección del Informe hay que arrastrarlo desde la lista de Campos a la izquierda de la pantalla a la sección correspondiente (drag and drop). También se puede arrastrar un Campo de una sección a otra o dentro de la misma sección para cambiar el orden. Si se arrastra un Campo desde una sección a la lista de Campos se elimina de la sección en la que estaba.
Utilización de Campos Múltiples en Tablas Dinámicas:
Los Informes que tienen Campos Múltiples (cuyo nombre empieza con asterisco) generan por cada Campo varias columnas en la página de datos de origen. Cada columna corresponde a un valor diferente de Subcampo. Los Valores de Subcampo dependen de cada Campo Múltiple, por ejemplo en el Campo Atributos los Subcampos son todos los valores de Atributos de Stock existentes. Sin embargo al generar un Informe no se generarán Columnas para todos los valores posibles sino para los que figuren en los datos del Informe generado. De hecho si en un Informe no hay filas con Productos no habrá columnas de Atributos.
Cuando se utiliza un Campo Múltiple en una sección de Tabla Dinámica (se puede en todas menos en la de Valores dado que los Campos Múltiples son solo de tipo Texto) se puede utilizar Completo o con un único valor de Subcampo. Si se utiliza Completo (dejando en blanco el Subcampo) se incluirá en la sección tantos Campos como columnas de Subcampo se haya generado en el Informe, si el Informe no contiene columnas de Subcampo para este Campo Múltiple se omitirá en la Tabla Dinámica. Si se utiliza con un valor específico de Subcampo se incluirá en la sección solo la columna correspondiente a dicho valor, si es que aparece en el Informe. Si no hay una columna con dicho valor, se omitirá en la Tabla Dinámica.
Para definir el Subcampo de un Campo Múltiple se debe arrastrar primero el Campo a la sección en la que se desea que figure y después se debe hacer un click sobre el nombre del Campo. Se abrirá una ventana en la que se podrá elegir el Subcampo (de una lista de valores posibles que depende de cada Campo Múltiple) o dejar en blanco si se desea incluir el Campo Completo. Tal como se explicó antes, no puede haber más de una combinación Campo-Subcampo en la misma Tabla Dinámica.
Informes Personalizados:
Ver Nota Técnica Nº 311
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