MV4 Administración
Notas Técnicas
| 236: Pedidos y Ordenes de Compra - Estado de Entrega y Estado de Facturación
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Tanto en el Área de Ventas como en el Área de Compras se puede controlar en qué estado se encuentran los Pedidos y las Órdenes de Compra.
En los Pedidos existe un estado NO COTIZADO. Sirve para dejar constancia de que un pedido nunca fue cotizado por el Proveedor.
Existen dos estados que se mantienen en forma independiente.
El Estado de Entrega es la situación en la que se encuentra respecto de la entrega un Pedido/OC.
El Estado de Entrega puede ser Aprobado, Entregado Parcialmente, Entregado Totalmente, Sin Entrega ó Interrumpido.
El Estado de Facturación es la situación en la que se encuentra respecto de la facturación. El Estado de Facturación puede ser Aprobado, Facturado Parcialmente, Facturado Totalmente ó Interrumpido.
Los estados En Carga, Carga Finalizada, Anulado y No Aprobado son estados previos a la aprobación y siempre coinciden para Entrega y Facturación.
A su vez, los Ítems de los Pedidos/OC tienen dos saldos en consonancia con los estados del documento madre. Los saldos son A Entregar y A Facturar. El Saldo inicialmente es igual a la Cantidad y luego va reduciéndose hasta llegar a 0 cuando no queda nada pendiente para Entregar ó Facturar.
En un Pedido u Orden de Compra, una vez aprobado, se pueden consultar el Estado de Entrega y el Estado de Facturación, así como también los Saldos a Entrega y Saldos a Facturar de sus Items.
El estado inicial cuando aún no se entregó ni se facturó nada es Aprobado tanto para Entrega como para Facturación.
Cuando un Pedido está Aprobado no puede modificarse; pero en algunos casos los estados se pueden cambiar manualmente, otras no.
Por ejemplo un pedido Aprobado, puede volverse a estado En Carga con el objetivo cambiarle algo. Eso se hace desde Documentos/ Modificar, y luego cambiando el estado a En Carga, aunque solamente se podrá cambiar el estado, si todavía no fue facturado ni remitido.
Existen varios controles similares que obedecen a la lógica de cada caso.
Otro ejemplo: Un pedido cambia automáticamente de estado cuando se lo factura. Pasa de Aprobado a Facturado, y en ese último no puede cambiarse a mano.
Luego las posibilidades son las siguientes:
1) Se ingresa un Remito del Pedido/OC. En este caso, si el Remito es por el Saldo a Entregar en todos los Ítems, al finalizar la carga del mismo, el Saldo a Entregar de todos los Ítems del Pedido/OC queda en 0 y el estado de Entrega pasa a ser Entregado Totalmente. Si el Remito no contiene todos los Ítems del Pedido/OC ó algunos de ellos son por una Cantidad menor al Saldo a Entregar, al finalizar la carga el Pedido/OC quedará en estado Entregado Parcialmente y los Saldos a Entregar de los Ítems bajarán por las Cantidades de los correspondientes en el Remito, quedando diferentes a 0 los que no hayan sido Remitidos por el Saldo anterior total ó que no hayan sido incluidos en el Remito.
En ningún caso se ven afectados los Saldos a Facturar del Pedido/OC.
2) Se ingresa una Factura directa del Pedido/OC. En este caso los Saldos afectados son los Saldos a Facturar que, al igual que el Remito en el caso anterior, bajarán por las Cantidades facturadas en los ítems correspondientes. Si se Factura todo lo pendiente, el Estado de Facturación del Pedido/OC quedará como Facturado Totalmente y los Saldos a Facturar todos en 0. Si no se facturó todo, el Estado será Facturado Parcialmente y quedarán distintos de 0 los Saldos de Ítems subfacturados o no incluidos en la Factura.
Los Saldos a Entregar y el Estado de Entrega del Pedido/OC solo se verán afectados si la Factura se ingresó con la opción "Con Entrega" (ver más adelante). En este caso se bajarán en forma similar a la carga de Remitos quedando el Estado de Entrega en Entregado Totalmente ó Parcialmente según el caso. Si la Factura se ingresó con la opción "Entrega con Remitos" no se afectarán los Estados de Entrega ni Saldos a Entregar.
3) Se ingresa un Remito de una Factura proveniente del Pedido/OC. Si en el caso anterior se Facturó un Pedido/OC con la opción "Entrega con Remitos", al ingresar un Remito a partir de dicha Factura se afectarán los Saldos a Entregar y el Estado de Entrega en la misma forma que si el Remito hubiese sido cargado desde el Pedido/OC.
Interrupción de un Pedido/Orden de Compra:
Cuando un Pedido ó una Orden de Compra se interrumpen utilizando el comando Interrumpir del menú Documentos, los estados de Entrega y Facturación pasan a ser Interrumpido. Los Saldos a Entregar y Facturar no cambian, pero lo que manda es el Estado del documento madre, por lo que no queda nada por Remitir ni por Facturar.
La interrupción se puede revertir con el comando DES-Interrumpir que vuelve el Pedido/OC a los estados en los que se encontraba al momento de la interrupción.
Solo se puede Interrumpir un Pedido/OC que fue Aprobado y tuvo algún Remito/Factura. Si está en una instancia previa (Carga, Carga Finalizada, Aprobado sin remitir ni facturar) y no va a prosperar, se debe Anular.
La interrupción de un Pedido/OC se puede revertir con el comando DES-Interrumpir. Esto vuelve los estados del Pedido/OC a la situación en la que se encontraban al momento de interrumpirlo.
Si un Pedido/OC fue interrumpido, todo lo generado por el mismo con posterioridad ya no puede cambiar. O sea que si se generaron Remitos ó Facturas a partir del mismo, estos no se podrán modificar ni anular, ni tampoco se podrá generar Facturas de esos Remitos ó Remitos de esas Facturas (si se generaron con la opción de Entrega con Remitos). La interrupción de un Pedido/OC "congela" su situación y no se puede cambiar. Si hay necesidad de modificar o anular lo generado por un Pedido/OC que está interrumpido, se deberá Des-interrumpir, realizar las modificaciones que corresponda y luego volver a interrumpir si corresponde.
En los Pedidos existe un estado NO COTIZADO. Sirve para dejar constancia de que un pedido nunca fue cotizado por el Proveedor.
Existen dos estados que se mantienen en forma independiente.
El Estado de Entrega es la situación en la que se encuentra respecto de la entrega un Pedido/OC.
El Estado de Entrega puede ser Aprobado, Entregado Parcialmente, Entregado Totalmente, Sin Entrega ó Interrumpido.
El Estado de Facturación es la situación en la que se encuentra respecto de la facturación. El Estado de Facturación puede ser Aprobado, Facturado Parcialmente, Facturado Totalmente ó Interrumpido.
Los estados En Carga, Carga Finalizada, Anulado y No Aprobado son estados previos a la aprobación y siempre coinciden para Entrega y Facturación.
A su vez, los Ítems de los Pedidos/OC tienen dos saldos en consonancia con los estados del documento madre. Los saldos son A Entregar y A Facturar. El Saldo inicialmente es igual a la Cantidad y luego va reduciéndose hasta llegar a 0 cuando no queda nada pendiente para Entregar ó Facturar.
En un Pedido u Orden de Compra, una vez aprobado, se pueden consultar el Estado de Entrega y el Estado de Facturación, así como también los Saldos a Entrega y Saldos a Facturar de sus Items.
El estado inicial cuando aún no se entregó ni se facturó nada es Aprobado tanto para Entrega como para Facturación.
Cuando un Pedido está Aprobado no puede modificarse; pero en algunos casos los estados se pueden cambiar manualmente, otras no.
Por ejemplo un pedido Aprobado, puede volverse a estado En Carga con el objetivo cambiarle algo. Eso se hace desde Documentos/ Modificar, y luego cambiando el estado a En Carga, aunque solamente se podrá cambiar el estado, si todavía no fue facturado ni remitido.
Existen varios controles similares que obedecen a la lógica de cada caso.
Otro ejemplo: Un pedido cambia automáticamente de estado cuando se lo factura. Pasa de Aprobado a Facturado, y en ese último no puede cambiarse a mano.
Luego las posibilidades son las siguientes:
1) Se ingresa un Remito del Pedido/OC. En este caso, si el Remito es por el Saldo a Entregar en todos los Ítems, al finalizar la carga del mismo, el Saldo a Entregar de todos los Ítems del Pedido/OC queda en 0 y el estado de Entrega pasa a ser Entregado Totalmente. Si el Remito no contiene todos los Ítems del Pedido/OC ó algunos de ellos son por una Cantidad menor al Saldo a Entregar, al finalizar la carga el Pedido/OC quedará en estado Entregado Parcialmente y los Saldos a Entregar de los Ítems bajarán por las Cantidades de los correspondientes en el Remito, quedando diferentes a 0 los que no hayan sido Remitidos por el Saldo anterior total ó que no hayan sido incluidos en el Remito.
En ningún caso se ven afectados los Saldos a Facturar del Pedido/OC.
2) Se ingresa una Factura directa del Pedido/OC. En este caso los Saldos afectados son los Saldos a Facturar que, al igual que el Remito en el caso anterior, bajarán por las Cantidades facturadas en los ítems correspondientes. Si se Factura todo lo pendiente, el Estado de Facturación del Pedido/OC quedará como Facturado Totalmente y los Saldos a Facturar todos en 0. Si no se facturó todo, el Estado será Facturado Parcialmente y quedarán distintos de 0 los Saldos de Ítems subfacturados o no incluidos en la Factura.
Los Saldos a Entregar y el Estado de Entrega del Pedido/OC solo se verán afectados si la Factura se ingresó con la opción "Con Entrega" (ver más adelante). En este caso se bajarán en forma similar a la carga de Remitos quedando el Estado de Entrega en Entregado Totalmente ó Parcialmente según el caso. Si la Factura se ingresó con la opción "Entrega con Remitos" no se afectarán los Estados de Entrega ni Saldos a Entregar.
3) Se ingresa un Remito de una Factura proveniente del Pedido/OC. Si en el caso anterior se Facturó un Pedido/OC con la opción "Entrega con Remitos", al ingresar un Remito a partir de dicha Factura se afectarán los Saldos a Entregar y el Estado de Entrega en la misma forma que si el Remito hubiese sido cargado desde el Pedido/OC.
Interrupción de un Pedido/Orden de Compra:
Cuando un Pedido ó una Orden de Compra se interrumpen utilizando el comando Interrumpir del menú Documentos, los estados de Entrega y Facturación pasan a ser Interrumpido. Los Saldos a Entregar y Facturar no cambian, pero lo que manda es el Estado del documento madre, por lo que no queda nada por Remitir ni por Facturar.
La interrupción se puede revertir con el comando DES-Interrumpir que vuelve el Pedido/OC a los estados en los que se encontraba al momento de la interrupción.
Solo se puede Interrumpir un Pedido/OC que fue Aprobado y tuvo algún Remito/Factura. Si está en una instancia previa (Carga, Carga Finalizada, Aprobado sin remitir ni facturar) y no va a prosperar, se debe Anular.
La interrupción de un Pedido/OC se puede revertir con el comando DES-Interrumpir. Esto vuelve los estados del Pedido/OC a la situación en la que se encontraban al momento de interrumpirlo.
Si un Pedido/OC fue interrumpido, todo lo generado por el mismo con posterioridad ya no puede cambiar. O sea que si se generaron Remitos ó Facturas a partir del mismo, estos no se podrán modificar ni anular, ni tampoco se podrá generar Facturas de esos Remitos ó Remitos de esas Facturas (si se generaron con la opción de Entrega con Remitos). La interrupción de un Pedido/OC "congela" su situación y no se puede cambiar. Si hay necesidad de modificar o anular lo generado por un Pedido/OC que está interrumpido, se deberá Des-interrumpir, realizar las modificaciones que corresponda y luego volver a interrumpir si corresponde.
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