MV4 Administración
Notas Técnicas
| 252: Documentos asociados a Facturas, Pagos, Cobranzas, etc...
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En esta Nota Técnica llamaremos Documentos a hojas de Excel, imágenes en cualquier formato y prácticamente cualquier archivo que pueda alojarse en los directorios del puesto de trabajo y explicaremos como se los puede asociar a registros de la base de datos como por ejemplo: Facturas, Remitos, Clientes…..
Tambien es posible asociar o usar documentos NO asociados a ningun registro de la base. Esto se hace desde Utilidades/ Archivos; Documentos
EJ. 1: A un registro de tipo Cobranza es posible asociarle imagenes de cheques, PDFs de Comprobantes de Retención, etc..
EJ. 2: Si se trata de una Factura (o cualquier registro con subregistros), se podrán asociar Documentos (de cualquier tipo) a todo el registro (factura) y/o algunos o cada uno de sus ítems.
ASOCIACIÓN DE DOCUMENTOS A UN REGISTRO
Cuando en las fichas de los registros existe el botón “Doc. Asociados …” con un clic se le puede asociar un Documento con clic en “+(F8)” y luego con clic en “Cargar Documento” se lo deberá localizar en algún directorio para finalmente asociarlo.
Una vez asociado el Documento y grabado el registro, el Documento formará parte de la base de datos, estará disponible a todos los usuarios del sistema y podrá resguardase en los backups automáticos*.
*Solicitar explicitamente a Mil Venticuatro la necesidad de incluir Documentos en los bakcups automáticos de la base.
ASOCIACIÓN DE DOCUMENTOS A VARIOS REGISTROS DE UN MISMO TIPO
Un Documento pdf, xls, etc... previamente existente en el sistema puede asociarese a varias Facturas, o Cobranzas, etc... al mismo tiempo.
EJEPMLO:
Un documento PDF que ya exista en Utilidades/ Archivos, Documentos¨; puede asociarse a varias Facturas al mismo tiempo.
Eso se hace seleccionano las facturas y luego eligiendo el comando Asociar Documentos.... del menú Documentos.
BORRAR JUNTO CON ….
Cuando se asocia un Documento a un registro, por defecto la preferencia “BORRAR JUNTO CON…” queda activada y significa que si se borra el registro, también se borrarán sus Documentos asociados.
Si la preferencia se destilda manualmente, al borrar el registro, el Documento quedará en el sistema pero no estará asociado a nada.
VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Los Documentos asociados a registros estarán disponibles en los mismos y para visualizarlos, en general, deben guardarse en el disco y luego abrirse con la aplicación que los generó.
Por ejemplo, desde una factura se podrán ver los títulos de los Documentos asociados a la factura o a sus ítems y desde la pantalla de la factura, podrán bajar al disco para su visualización o edición.
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ASOCIADOS
Si se desea guardar un documento luego de modificado se deberá eliminar la asociación anterior y asociar el nuevo documento.
ASOCIACION MÚLTIPLE
Un Documento puede estar asociado a más de una cosa. Por ejemplo el mismo Documento puede estar asociado a varias facturas distintas, o a una factura un cliente y dos remitos, etc…
Desde Utilidades/ Archivos, Documentos, es posible registrar Documentos NO asociados a nada.
¿DONDE SE VISUALIZAN LOS DOCUMENTOS?
Si bien un Documento puede visualizarse o descargarse desde la factura, remito, pedido…., que lo contiene, existe también un lugar donde se pueden ver a todos los Documentos (menú Utilidades/ Archivos, Documentos). Consultando su ficha podremos saber a que cosas está asociado ese documento.
DOCUMENTOS NO ASOCIADOS A NINGUN REGISTRO
Desde Utilidades/ Archivos, Documentos, es posible registrar Documentos NO asociados a nada.
Se puede PROYECTAR desde un registro a sus documento asociados y viceversa.
ENVIO DE DOCUMENTOS POR MAIL, COMO ADJUNTOS
Cuando se envían por mail, por ejemplo Facturas, es posible adjuntar además algunos o todos los Documentos asociados.
En la base de la pantalla para el envío, están las opciones para adjuntar uno, varios o ningún documento.
PARA EXTRAER UN DOCUMENTO GUARDADO EN EL SISTEMA
a) DESDE UTILIDADES:
Dada una selección de registros de la tabla de Utilidades/ Archivo; Documentos, poder grabarlos masivamente en un directorio elegido por el usuario.
Dicho de otra forma, si la selección tiene 5 documentos pdf y 5documentos Word, al seleccionar la opción:
Documentos/Extraer Documentos a una Carpeta...
y elegir un directorio en el disco deben quedar 10 documentos guardados: 5 .pdf y 5 .docx.
b) DESDE UN REGISTRO DEL SISTEMA:
En una Factura, Cobranza, etc.., (o desde Utilidades/ Archivos/ Documentos) hacer doble clic para consultar el registro.
Luego botón Documentos asociados.
Elegir un Documento con doble clic.
Luego con el botón Abrir Copia se puede grabar en la computadora propia.
Cuando se elije un Documento y luego el botón Abrir Copia, el sistema GRABA UNA COPIA donde el usario designe y luego la abre automaticamente.
También se pueden consultar otros documentos con el botón "Documentos Cargados".
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
En Utilidades/ Archivos, Clasificación para Documentos
se pueden definir distintas clasificaciones para más tarde asociarlas a cualquier Documento.
Los documentos NO sin asociacion a algo no pueden tener clasificación.
Tambien es posible asociar o usar documentos NO asociados a ningun registro de la base. Esto se hace desde Utilidades/ Archivos; Documentos
EJ. 1: A un registro de tipo Cobranza es posible asociarle imagenes de cheques, PDFs de Comprobantes de Retención, etc..
EJ. 2: Si se trata de una Factura (o cualquier registro con subregistros), se podrán asociar Documentos (de cualquier tipo) a todo el registro (factura) y/o algunos o cada uno de sus ítems.
ASOCIACIÓN DE DOCUMENTOS A UN REGISTRO
Cuando en las fichas de los registros existe el botón “Doc. Asociados …” con un clic se le puede asociar un Documento con clic en “+(F8)” y luego con clic en “Cargar Documento” se lo deberá localizar en algún directorio para finalmente asociarlo.
Una vez asociado el Documento y grabado el registro, el Documento formará parte de la base de datos, estará disponible a todos los usuarios del sistema y podrá resguardase en los backups automáticos*.
*Solicitar explicitamente a Mil Venticuatro la necesidad de incluir Documentos en los bakcups automáticos de la base.
ASOCIACIÓN DE DOCUMENTOS A VARIOS REGISTROS DE UN MISMO TIPO
Un Documento pdf, xls, etc... previamente existente en el sistema puede asociarese a varias Facturas, o Cobranzas, etc... al mismo tiempo.
EJEPMLO:
Un documento PDF que ya exista en Utilidades/ Archivos, Documentos¨; puede asociarse a varias Facturas al mismo tiempo.
Eso se hace seleccionano las facturas y luego eligiendo el comando Asociar Documentos.... del menú Documentos.
BORRAR JUNTO CON ….
Cuando se asocia un Documento a un registro, por defecto la preferencia “BORRAR JUNTO CON…” queda activada y significa que si se borra el registro, también se borrarán sus Documentos asociados.
Si la preferencia se destilda manualmente, al borrar el registro, el Documento quedará en el sistema pero no estará asociado a nada.
VISUALIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS ASOCIADOS
Los Documentos asociados a registros estarán disponibles en los mismos y para visualizarlos, en general, deben guardarse en el disco y luego abrirse con la aplicación que los generó.
Por ejemplo, desde una factura se podrán ver los títulos de los Documentos asociados a la factura o a sus ítems y desde la pantalla de la factura, podrán bajar al disco para su visualización o edición.
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS ASOCIADOS
Si se desea guardar un documento luego de modificado se deberá eliminar la asociación anterior y asociar el nuevo documento.
ASOCIACION MÚLTIPLE
Un Documento puede estar asociado a más de una cosa. Por ejemplo el mismo Documento puede estar asociado a varias facturas distintas, o a una factura un cliente y dos remitos, etc…
Desde Utilidades/ Archivos, Documentos, es posible registrar Documentos NO asociados a nada.
¿DONDE SE VISUALIZAN LOS DOCUMENTOS?
Si bien un Documento puede visualizarse o descargarse desde la factura, remito, pedido…., que lo contiene, existe también un lugar donde se pueden ver a todos los Documentos (menú Utilidades/ Archivos, Documentos). Consultando su ficha podremos saber a que cosas está asociado ese documento.
DOCUMENTOS NO ASOCIADOS A NINGUN REGISTRO
Desde Utilidades/ Archivos, Documentos, es posible registrar Documentos NO asociados a nada.
Se puede PROYECTAR desde un registro a sus documento asociados y viceversa.
ENVIO DE DOCUMENTOS POR MAIL, COMO ADJUNTOS
Cuando se envían por mail, por ejemplo Facturas, es posible adjuntar además algunos o todos los Documentos asociados.
En la base de la pantalla para el envío, están las opciones para adjuntar uno, varios o ningún documento.
PARA EXTRAER UN DOCUMENTO GUARDADO EN EL SISTEMA
a) DESDE UTILIDADES:
Dada una selección de registros de la tabla de Utilidades/ Archivo; Documentos, poder grabarlos masivamente en un directorio elegido por el usuario.
Dicho de otra forma, si la selección tiene 5 documentos pdf y 5documentos Word, al seleccionar la opción:
Documentos/Extraer Documentos a una Carpeta...
y elegir un directorio en el disco deben quedar 10 documentos guardados: 5 .pdf y 5 .docx.
b) DESDE UN REGISTRO DEL SISTEMA:
En una Factura, Cobranza, etc.., (o desde Utilidades/ Archivos/ Documentos) hacer doble clic para consultar el registro.
Luego botón Documentos asociados.
Elegir un Documento con doble clic.
Luego con el botón Abrir Copia se puede grabar en la computadora propia.
Cuando se elije un Documento y luego el botón Abrir Copia, el sistema GRABA UNA COPIA donde el usario designe y luego la abre automaticamente.
También se pueden consultar otros documentos con el botón "Documentos Cargados".
CLASIFICACION DE DOCUMENTOS
En Utilidades/ Archivos, Clasificación para Documentos
se pueden definir distintas clasificaciones para más tarde asociarlas a cualquier Documento.
Los documentos NO sin asociacion a algo no pueden tener clasificación.
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