MV4 Administración
Notas Técnicas
| 301: Previsiones - Estados
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A partir de la versión 9.02.00 las Previsiones tienen varios estados posibles.
Una previsión a lo largo de su vida puede pasar por varios estados. Algunos cambios de estado se realizan en forma manual, utilizando el menú desplegable de Estado que está arriba a la derecha en la Ficha.
Otros cambios de estado son automáticos y se producen al generar, asociar o eliminar facturas/imputaciones de/a una previsión.
No todos los cambios de estado manuales son posibles. Cuando no se puede realizar un cambio de estado el sistema lo informará con un mensaje de error.
La secuencia lógica de estados de una previsión es la siguiente:
Al dar de alta una previsión nueva, el estado inicial es "En Carga". Mientras una previsión está En Carga no es posible generar facturas ó imputaciones de la misma y ésta no aparece en los informes de Cash Flow. Es un estado temporario que tiene hasta que se apruebe la carga de la misma.
Para aprobar una Previsión se debe elegir el estado "Aprobada" en el menú desplegable de Estado. Las previsiones aprobadas están en condiciones de generar facturas/imputaciones y aparecen en el Cash Flow.
Si una previsión no es aprobada se debe elegir el estado "No Aprobada". Si se desea anularla se elige el estado "Anulada". La diferencia entre "No Aprobada" y "Anulada" es de significado, en la práctica son estados equivalentes. Una previsión anulada nunca fue sometida al proceso de aprobación y se anula simplemente cuando se quiere guardar algún registro de que alguna vez existió, si no directamente se puede borrar. En cambio una "no aprobada" fue sometida a algún proceso de aprobación y fue rechazada. El proceso puede ser interno (gerente, etc.) o externo (cliente, proveedor).
Las previsiones quedan en estado "Aprobada" hasta tanto se genere alguna factura/imputación. Mientras están en estado Aprobada se pueden pasar a otros estados manualmente (volver a En Carga, anular o desaprobar).
Una vez que se generó al menos una factura/imputación, las previsiones pasan automáticamente al estado "Facturada Parcialmente" (a menos que tengan una sola repetición, en cuyo caso pasarán directamente a "Facturada Totalmente").
Una vez que están en el estado "Facturada Parcialmente" ya no pueden cambiar manualmente a estados previos a menos que se anule ó borre todas las facturas/imputaciones asociadas volviendo automáticamente al estado "Aprobada".
A partir de ahora hay dos posibilidades, dependiendo de si la previsión tiene o no fecha de finalización en su último período.
Las previsiones que tienen fecha de finalización, una vez que se generan todas las facturas/imputaciones de todas las repeticiones de todos los períodos, automáticamente pasan al estado "Facturada Totalmente" que es el estado final.
Si una previsión sin fecha de finalización se desea discontinuar hay dos formas de hacerlo. La más sencilla es cambiar manualmente al estado "Interrumpida". En este estado la previsión ya no podrá generar nuevas facturas/imputaciones ni aparecerá más en el Cash Flow.
Para interrumpir una Previsión debe estar en estado "Facturada Parcialmente". No se puede interrumpir una previsión Aprobada dado que no se puede interrumpir lo que nunca empezó. En este caso, o bien se anula, o bien se desaprueba.
También se puede interrumpir una previsión cambiando su fecha de finalización y poniendo la de la última repetición facturada. Pero haciendo esto se perderá el dato de cual era la fecha de finalización original así que no es aconsejable y el estado además no será Interrumpida sino Facturada Totalmente y no es el estado real de la previsión.
Las previsiones sin fecha de finalización se discontinúan pasándolas al estado "Finalizada". También se podrían detener poniéndoles fecha de finalización pero, de vuelta, se pierde la información de como era la previsión originalmente y el estado no es real.
La aprobación/desaprobación de Previsiones tiene un Permiso de Usuario específico "Aprobar Previsiones". Un usuario con permiso de modificación de Previsiones pero sin este último permiso no podrá pasar una Previsión a estado "Aprobada" ni volver de este estado a "En Carga".
LISTA COMPLETA DE ESTADOS
En Carga (EC): Es el estado inicial de una previsión. Las previsiones en estado En Carga no se pueden Facturar ni figuran en el Cash Flow hasta tanto se aprueben.
No Aprobada (NA): Para indicar que una Previsión no fue Aprobada. Es un estado final. Se revierte volviendo a estado En Carga.
Anulada (AN): Para indicar que una Prevision está Anulada. Es un estado final. Se revierte volviendo a estado En Carga.
Aprobada (AP): Las previsiones Aprobadas son las que se pueden Facturar y aparecen en el Cash Flow. Este estado se revierte volviendo a En Carga.
Facturada Parcialmente (FP): Cuando una Previsión se asocia a, al menos, una factura (o imputación) y quedan repeticiones sin asociar, su estado es Facturada Parcialmente. Las previsiones con fecha de finalización (o cantidad de repeticiones) en su último período estarán Facturadas Parcialmente hasta tanto no se facturen todas las repeticiones de todos sus Períodos. Las previsiones sin fecha de finalización estarán siempre Facturadas Parcialmente hasta que se Finalicen.
Facturada Totalmente (FT): Cuando una Previsión con fecha de finalización tiene todas las repeticiones de todos los períodos facturadas su estado cambia automáticamente a Facturada Totalmente y es un estado final. Se revierte anulando o borrando alguna de sus facturas/imputaciones asociadas o cambiando (o blanqueando) la fecha de finalización del último período.
Finalizada (FI): Cuando se finaliza una Previsión que no tiene fecha de finalización ésta pasa a estado Finalizada. Es un estado final. Se revierte volviendo a Facturada Parcialmente.
Interrumpida (IN): Cuando se desea interrumpir una previsión que tiene fecha de finalización antes de facturar todas sus repeticiones se pasa a estado Interrumpida. Es un estado final. Se revierte volviendo a Facturada Parcialmente.
Una previsión a lo largo de su vida puede pasar por varios estados. Algunos cambios de estado se realizan en forma manual, utilizando el menú desplegable de Estado que está arriba a la derecha en la Ficha.
Otros cambios de estado son automáticos y se producen al generar, asociar o eliminar facturas/imputaciones de/a una previsión.
No todos los cambios de estado manuales son posibles. Cuando no se puede realizar un cambio de estado el sistema lo informará con un mensaje de error.
La secuencia lógica de estados de una previsión es la siguiente:
Al dar de alta una previsión nueva, el estado inicial es "En Carga". Mientras una previsión está En Carga no es posible generar facturas ó imputaciones de la misma y ésta no aparece en los informes de Cash Flow. Es un estado temporario que tiene hasta que se apruebe la carga de la misma.
Para aprobar una Previsión se debe elegir el estado "Aprobada" en el menú desplegable de Estado. Las previsiones aprobadas están en condiciones de generar facturas/imputaciones y aparecen en el Cash Flow.
Si una previsión no es aprobada se debe elegir el estado "No Aprobada". Si se desea anularla se elige el estado "Anulada". La diferencia entre "No Aprobada" y "Anulada" es de significado, en la práctica son estados equivalentes. Una previsión anulada nunca fue sometida al proceso de aprobación y se anula simplemente cuando se quiere guardar algún registro de que alguna vez existió, si no directamente se puede borrar. En cambio una "no aprobada" fue sometida a algún proceso de aprobación y fue rechazada. El proceso puede ser interno (gerente, etc.) o externo (cliente, proveedor).
Las previsiones quedan en estado "Aprobada" hasta tanto se genere alguna factura/imputación. Mientras están en estado Aprobada se pueden pasar a otros estados manualmente (volver a En Carga, anular o desaprobar).
Una vez que se generó al menos una factura/imputación, las previsiones pasan automáticamente al estado "Facturada Parcialmente" (a menos que tengan una sola repetición, en cuyo caso pasarán directamente a "Facturada Totalmente").
Una vez que están en el estado "Facturada Parcialmente" ya no pueden cambiar manualmente a estados previos a menos que se anule ó borre todas las facturas/imputaciones asociadas volviendo automáticamente al estado "Aprobada".
A partir de ahora hay dos posibilidades, dependiendo de si la previsión tiene o no fecha de finalización en su último período.
Las previsiones que tienen fecha de finalización, una vez que se generan todas las facturas/imputaciones de todas las repeticiones de todos los períodos, automáticamente pasan al estado "Facturada Totalmente" que es el estado final.
Si una previsión sin fecha de finalización se desea discontinuar hay dos formas de hacerlo. La más sencilla es cambiar manualmente al estado "Interrumpida". En este estado la previsión ya no podrá generar nuevas facturas/imputaciones ni aparecerá más en el Cash Flow.
Para interrumpir una Previsión debe estar en estado "Facturada Parcialmente". No se puede interrumpir una previsión Aprobada dado que no se puede interrumpir lo que nunca empezó. En este caso, o bien se anula, o bien se desaprueba.
También se puede interrumpir una previsión cambiando su fecha de finalización y poniendo la de la última repetición facturada. Pero haciendo esto se perderá el dato de cual era la fecha de finalización original así que no es aconsejable y el estado además no será Interrumpida sino Facturada Totalmente y no es el estado real de la previsión.
Las previsiones sin fecha de finalización se discontinúan pasándolas al estado "Finalizada". También se podrían detener poniéndoles fecha de finalización pero, de vuelta, se pierde la información de como era la previsión originalmente y el estado no es real.
La aprobación/desaprobación de Previsiones tiene un Permiso de Usuario específico "Aprobar Previsiones". Un usuario con permiso de modificación de Previsiones pero sin este último permiso no podrá pasar una Previsión a estado "Aprobada" ni volver de este estado a "En Carga".
LISTA COMPLETA DE ESTADOS
En Carga (EC): Es el estado inicial de una previsión. Las previsiones en estado En Carga no se pueden Facturar ni figuran en el Cash Flow hasta tanto se aprueben.
No Aprobada (NA): Para indicar que una Previsión no fue Aprobada. Es un estado final. Se revierte volviendo a estado En Carga.
Anulada (AN): Para indicar que una Prevision está Anulada. Es un estado final. Se revierte volviendo a estado En Carga.
Aprobada (AP): Las previsiones Aprobadas son las que se pueden Facturar y aparecen en el Cash Flow. Este estado se revierte volviendo a En Carga.
Facturada Parcialmente (FP): Cuando una Previsión se asocia a, al menos, una factura (o imputación) y quedan repeticiones sin asociar, su estado es Facturada Parcialmente. Las previsiones con fecha de finalización (o cantidad de repeticiones) en su último período estarán Facturadas Parcialmente hasta tanto no se facturen todas las repeticiones de todos sus Períodos. Las previsiones sin fecha de finalización estarán siempre Facturadas Parcialmente hasta que se Finalicen.
Facturada Totalmente (FT): Cuando una Previsión con fecha de finalización tiene todas las repeticiones de todos los períodos facturadas su estado cambia automáticamente a Facturada Totalmente y es un estado final. Se revierte anulando o borrando alguna de sus facturas/imputaciones asociadas o cambiando (o blanqueando) la fecha de finalización del último período.
Finalizada (FI): Cuando se finaliza una Previsión que no tiene fecha de finalización ésta pasa a estado Finalizada. Es un estado final. Se revierte volviendo a Facturada Parcialmente.
Interrumpida (IN): Cuando se desea interrumpir una previsión que tiene fecha de finalización antes de facturar todas sus repeticiones se pasa a estado Interrumpida. Es un estado final. Se revierte volviendo a Facturada Parcialmente.
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