MV4 Administración
Notas Técnicas
| 332: Conciliación Bancaria Automática de Movimientos de Extracto Bancario
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Para poder utilizar la Conciliación Bancaria Automática primero se debe solicitar a Mil Veinticuatro la habilitación del módulo Conciliación Automática.
Una vez habilitado, se debe definir nuevas Cuentas Bancarias en las que se active la Conciliación Automática. No se puede activar en una Cuenta pre-existente y con movimientos ya conciliados. Para facilitar esta implementación se agregó un nuevo comando en Cuentas Bancarias que permite duplicar una cuenta transfiriéndole todos los movimientos posteriores a una fecha determinada (no puede haber movimientos conciliados después de esa fecha) y anulando la Cuenta vieja (ver Duplicar Cuentas)
También se debe crear los Formatos de Importación de Extracto, los Tipos de Factura de Banco, revisar los Tipos de Movimiento para ver si con los predefinidos es suficiente o hay que agregar nuevos y, si el banco los provee, crear los Códigos Bancarios.
La configuración continúa asignándole a cada Cuenta Bancaria con Conciliación Automática el Formato de Importación y el Tipo de Factura de Banco que le corresponden y creando la Previsión a Pagar de Cuenta Bancaria.
Habiendo hecho toda la configuración el paso previo a la Conciliación Automática es la Importación de Movimientos de Extracto.
Con Movimientos ya Importados en el Extracto se puede efectuar la Conciliación Automática.
La Conciliación Bancaria Automática se realiza con el comando Conciliación de Cuentas Bancarias del menú Cajas y Bancos.
El comando es el mismo que se usa para la Conciliación no Automática. La pantalla cambiará automáticamente si se elige una Cuenta Bancaria que tenga activada la conciliación automática.
El ingreso del intervalo de fechas y el botón Intervalo Conciliable funcionan igual que en la conciliación no automática. Ver Nota Técnica Nº 233
Del lado izquierdo está la lista de Movimientos de Cuenta cargados en el sistema a través de las diferentes operaciones que involucran al banco (Cobranzas, Ordenes de Pago, Depósitos, Transferencias, etc.). La columna C indica si están o no están conciliados.
Los botones que están sobre esta lista son los mismos que se usan para la Conciliación no Automática, pero los botones Conciliar y Desconciliar están desactivados y no se pueden usar en la Automática.
La lista del lado derecho es la de Movimientos de Extracto bancario que fueron importados. También tiene su columna C para indicar si están o no conciliados.
La columna T. Mov. es el Tipo de Movimiento y juega un rol fundamental en este proceso. Solo se permitirá conciliar los movimientos que sean de tipo CD (Conciliación Directa) o que tengan el tipo en blanco. Los demás tipos de movimiento corresponden a movimientos generados por el banco y que no se corresponden a operaciones cargadas en el sistema. Son los movimientos que formarán parte de la Factura del Banco y que se conciliarán cuando ésta se cargue en el sistema. Por eso esos movimientos aparecen con color rosado.
Sobre la lista derecha hay un cuadro que muestra cantidades y montos totales movimientos pendientes de ser conciliados. En la lista derecha no se cuentan los movimientos no conciliables (que no tienen el tipo en blanco o de conciliación directa).
En la de la izquierda se calculan a partir del último saldo corrido anterior y sumando solo los movimientos que estén conciliados. En la de la derecha se toma el saldo corrido del último movimiento conciliado.
Hay dos formas de conciliar movimientos en esta pantalla.
El botón Conciliar Marcados Automáticamente... buscará entre los Movimientos de la lista de la izquierda aquellos que coincidan en fecha y en monto con cada uno de los Movimientos de la lista de la derecha marcados previamente. Se puede usar el botón Marcar Todos para conciliar todos los movimientos de la lista (se excluirán automáticamente los ya conciliados y los que son de tipos no conciliables).
Una vez que finaliza la conciliación automática aparecerá una ventana con la lista de movimientos que no se pudo conciliar por no haber encontrado un movimiento idéntico en la lista de la izquierda.
Esto puede ocurrir porque la correspondencia no sea de uno a uno, o sea, que un movimiento de la derecha se corresponda con varios de la izquierda o viceversa. También puede ocurrir cuando las fechas no coinciden. Finalmente también puede ocurrir cuando todavía no se ha cargado el movimiento en el sistema ó cuando fue generado por el banco y no tiene el tipo correcto asignado.
Para conciliar los movimientos de los primeros dos casos (falta de correspondencia uno a uno o diferencia de fechas) se utiliza la Conciliación manual.
Esto se realiza haciendo click en la casilla de selección Activar Conciliación Manual.
Cuando se activa aparecen en la pantalla los elementos necesarios para realizar la conciliación manual. Esta se podrá hacer de dos formas, seleccionando un movimiento en la lista izquierda para conciliarlo con uno ó más movimientos en la derecha, o viceversa, uno de la derecha con uno o varios de la izquierda. No existe la posibilidad de conciliar muchos con muchos, no debería ocurrir un caso así, posiblemente signifique que los movimientos de la derecha deberían cargarse agrupados en forma diferente para conciliarlos con movimientos separados del extracto.
Cuando se selecciona un movimiento de alguna de las dos listas el sistema busca inteligentemente si existe un conjunto de hasta 5 movimientos en la otra cuya suma coincide. Si lo encuentra automáticamente selecciona todos esos movimientos. Si no encontró coincidencia, porque quizás sean más de 5 los movimientos a conciliar, se los deberá seleccionar manualmente.
Esta sugerencia inteligente de qué movimientos conciliar a veces puede no resultar útil, por eso se da la opción de controlar esto mediante 4 opciones:
- Ambas: Seleccionando una fila en cualquiera de las dos listas intenta sugerir filas de la otra para conciliar.
- Mov. Cuenta: Solo se sugiere cuando se selecciona un Movimiento de Cuenta (lista izquierda).
- Mov. Extracto: Solo se sugiere cuando se selecciona un Movimiento de Extracto (lista derecha).
- No Sugerir: No se sugiere en ningún caso.
Bajo la casilla de activación se verá en todo momento cuantos movimientos hay seleccionados en cada lista y cual es el monto total. Solo se permitirá hacer click en el botón Conciliar Marcados si los montos coinciden.
Esta operación se puede repetir varias veces hasta conciliar todos los movimientos de extracto que sea posible. Si al final queda alguno sin conciliar debería ser porque se trata de una operación todavía no cargada, por lo que se debería cargar dicha operación si está la información necesaria y después volver a conciliar.
NOTA SOBRE CONCILIACION MANUAL
Cuando las fechas de los movimientos del extracto (derecha) no coinciden con las de los movimientos del sistema (izquierda) al hacer click en el botón de Conciliar primero aparecerá un mensaje que avisará que se modificarán las fechas de los movimientos (y si hay más de 31 días de diferencia también lo avisará ). Si se confirma, se conciliará modificando las fechas y se mostrará otro mensaje con la lista de movimientos que cambiaron de fecha y de qué fecha a qué fecha cambiaron.
Una vez habilitado, se debe definir nuevas Cuentas Bancarias en las que se active la Conciliación Automática. No se puede activar en una Cuenta pre-existente y con movimientos ya conciliados. Para facilitar esta implementación se agregó un nuevo comando en Cuentas Bancarias que permite duplicar una cuenta transfiriéndole todos los movimientos posteriores a una fecha determinada (no puede haber movimientos conciliados después de esa fecha) y anulando la Cuenta vieja (ver Duplicar Cuentas)
También se debe crear los Formatos de Importación de Extracto, los Tipos de Factura de Banco, revisar los Tipos de Movimiento para ver si con los predefinidos es suficiente o hay que agregar nuevos y, si el banco los provee, crear los Códigos Bancarios.
La configuración continúa asignándole a cada Cuenta Bancaria con Conciliación Automática el Formato de Importación y el Tipo de Factura de Banco que le corresponden y creando la Previsión a Pagar de Cuenta Bancaria.
Habiendo hecho toda la configuración el paso previo a la Conciliación Automática es la Importación de Movimientos de Extracto.
Con Movimientos ya Importados en el Extracto se puede efectuar la Conciliación Automática.
La Conciliación Bancaria Automática se realiza con el comando Conciliación de Cuentas Bancarias del menú Cajas y Bancos.
El comando es el mismo que se usa para la Conciliación no Automática. La pantalla cambiará automáticamente si se elige una Cuenta Bancaria que tenga activada la conciliación automática.
El ingreso del intervalo de fechas y el botón Intervalo Conciliable funcionan igual que en la conciliación no automática. Ver Nota Técnica Nº 233
Del lado izquierdo está la lista de Movimientos de Cuenta cargados en el sistema a través de las diferentes operaciones que involucran al banco (Cobranzas, Ordenes de Pago, Depósitos, Transferencias, etc.). La columna C indica si están o no están conciliados.
Los botones que están sobre esta lista son los mismos que se usan para la Conciliación no Automática, pero los botones Conciliar y Desconciliar están desactivados y no se pueden usar en la Automática.
La lista del lado derecho es la de Movimientos de Extracto bancario que fueron importados. También tiene su columna C para indicar si están o no conciliados.
La columna T. Mov. es el Tipo de Movimiento y juega un rol fundamental en este proceso. Solo se permitirá conciliar los movimientos que sean de tipo CD (Conciliación Directa) o que tengan el tipo en blanco. Los demás tipos de movimiento corresponden a movimientos generados por el banco y que no se corresponden a operaciones cargadas en el sistema. Son los movimientos que formarán parte de la Factura del Banco y que se conciliarán cuando ésta se cargue en el sistema. Por eso esos movimientos aparecen con color rosado.
Sobre la lista derecha hay un cuadro que muestra cantidades y montos totales movimientos pendientes de ser conciliados. En la lista derecha no se cuentan los movimientos no conciliables (que no tienen el tipo en blanco o de conciliación directa).
En la de la izquierda se calculan a partir del último saldo corrido anterior y sumando solo los movimientos que estén conciliados. En la de la derecha se toma el saldo corrido del último movimiento conciliado.
Hay dos formas de conciliar movimientos en esta pantalla.
El botón Conciliar Marcados Automáticamente... buscará entre los Movimientos de la lista de la izquierda aquellos que coincidan en fecha y en monto con cada uno de los Movimientos de la lista de la derecha marcados previamente. Se puede usar el botón Marcar Todos para conciliar todos los movimientos de la lista (se excluirán automáticamente los ya conciliados y los que son de tipos no conciliables).
Una vez que finaliza la conciliación automática aparecerá una ventana con la lista de movimientos que no se pudo conciliar por no haber encontrado un movimiento idéntico en la lista de la izquierda.
Esto puede ocurrir porque la correspondencia no sea de uno a uno, o sea, que un movimiento de la derecha se corresponda con varios de la izquierda o viceversa. También puede ocurrir cuando las fechas no coinciden. Finalmente también puede ocurrir cuando todavía no se ha cargado el movimiento en el sistema ó cuando fue generado por el banco y no tiene el tipo correcto asignado.
Para conciliar los movimientos de los primeros dos casos (falta de correspondencia uno a uno o diferencia de fechas) se utiliza la Conciliación manual.
Esto se realiza haciendo click en la casilla de selección Activar Conciliación Manual.
Cuando se activa aparecen en la pantalla los elementos necesarios para realizar la conciliación manual. Esta se podrá hacer de dos formas, seleccionando un movimiento en la lista izquierda para conciliarlo con uno ó más movimientos en la derecha, o viceversa, uno de la derecha con uno o varios de la izquierda. No existe la posibilidad de conciliar muchos con muchos, no debería ocurrir un caso así, posiblemente signifique que los movimientos de la derecha deberían cargarse agrupados en forma diferente para conciliarlos con movimientos separados del extracto.
Cuando se selecciona un movimiento de alguna de las dos listas el sistema busca inteligentemente si existe un conjunto de hasta 5 movimientos en la otra cuya suma coincide. Si lo encuentra automáticamente selecciona todos esos movimientos. Si no encontró coincidencia, porque quizás sean más de 5 los movimientos a conciliar, se los deberá seleccionar manualmente.
Esta sugerencia inteligente de qué movimientos conciliar a veces puede no resultar útil, por eso se da la opción de controlar esto mediante 4 opciones:
- Ambas: Seleccionando una fila en cualquiera de las dos listas intenta sugerir filas de la otra para conciliar.
- Mov. Cuenta: Solo se sugiere cuando se selecciona un Movimiento de Cuenta (lista izquierda).
- Mov. Extracto: Solo se sugiere cuando se selecciona un Movimiento de Extracto (lista derecha).
- No Sugerir: No se sugiere en ningún caso.
Bajo la casilla de activación se verá en todo momento cuantos movimientos hay seleccionados en cada lista y cual es el monto total. Solo se permitirá hacer click en el botón Conciliar Marcados si los montos coinciden.
Esta operación se puede repetir varias veces hasta conciliar todos los movimientos de extracto que sea posible. Si al final queda alguno sin conciliar debería ser porque se trata de una operación todavía no cargada, por lo que se debería cargar dicha operación si está la información necesaria y después volver a conciliar.
NOTA SOBRE CONCILIACION MANUAL
Cuando las fechas de los movimientos del extracto (derecha) no coinciden con las de los movimientos del sistema (izquierda) al hacer click en el botón de Conciliar primero aparecerá un mensaje que avisará que se modificarán las fechas de los movimientos (y si hay más de 31 días de diferencia también lo avisará ). Si se confirma, se conciliará modificando las fechas y se mostrará otro mensaje con la lista de movimientos que cambiaron de fecha y de qué fecha a qué fecha cambiaron.
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