MV4 Administración
Notas Técnicas
| 333: Conciliación Bancaria Automática - Formatos de Importación de Extracto Bancario
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Para poder importar movimientos de extracto bancario es necesario contar con los Formatos de Importación. Cada formato contiene la información necesaria para reconocer los datos que vienen de las planillas de extracto bancario generadas por los Home Banking de cada banco.
Como cada banco tiene una disposición diferente, se definirá el formato correspondiente a la misma. Y dado que algunos bancos podrían tener diferentes configuraciones según el tipo de Home Banking al que se accede (ej. de Personas, de Empresas, de Pymes, de Agropecuarias, etc.) se admite tener varios formatos para el mismo banco.
Los datos a ingresar son:
Banco: Código/Nombre del banco.
Número de Formato: se numera automáticamente por banco.
Descripción: para ponerle un nombre, ej. Personas, Empresas, etc.
Ordenado: indica como vienen ordenados los movimientos, si en orden ascendente o descendente por fecha.
Símbolo Decimal: en algunos bancos es la coma, en otros el punto.
Cada formato debe tener definidas las columnas de la planilla y qué dato viene en cada una. No es necesario enumerar todas las columnas que vienen en los extractos, solo las que tienen información relevante para la importación. Esa información se expresa en Conceptos, donde cada concepto es uno de los campos que se almacenarán de cada uno de los movimientos que se importe.
Los conceptos que se pueden importar son los siguientes:
Fecha: Fecha del movimiento.
Código: Código identificador del tipo de movimiento. No todos los bancos lo tienen, pero cuando lo tienen y se puede determinar por el código de que tipo de movimiento se trata (ver Tipos de Movimiento de Extracto) es una ayuda fundamental para la automatización de la carga de la Factura del Banco (ver Facturas de Banco).
Descripción: Descripción del movimiento.
Referencia/Nº de Comprobante: Es un dato más que puede ayudar a la identificación del movimiento.
Monto con signo: Importe con signo del movimiento. En algunos bancos solo hay una columna con montos que viene con el signo.
Negativo (débito): Importe correspondiente a un débito (negativo). En otros bancos hay dos columnas, una para los débitos y otra para los créditos.
Positivo (crédito): Importe correspondiente a un crédito (positivo).
Saldo Corrido: Saldo corrido del movimiento en orden de fecha y aparición en el extracto. No siempre viene, o a veces solo viene en algunos movimientos, pero cuando está es fundamental para la correcta conciliación y evita que queden movimientos salteados sin importar.
Las columnas mínimas para que se pueda importar movimientos para conciliación son Fecha, Descripción y Monto con signo (ó Débito y Crédito). Las restantes, tal como fue descripto en cada una, son de mayor utilidad para el correcto reconocimiento de cada movimiento.
Para cada columna los datos que se ingresa son:
Columna: El número de columna contando desde la primera de la izquierda.
Línea Adic.: Algunos bancos ocupan más de una línea para un movimiento agregando en las siguientes, en general, más texto a la descripción. Cuando esto ocurre se agrega un ítem más a la lista repitiendo el número de columna (se repetirá automáticamente el concepto de la columna) y tildando Línea Adicional para informar que esa columna tendrá lineas adicionales. No hace falta agregar varios ítems si el movimiento viene en 3 ó más líneas, con agregar un solo ítem de línea adicional es suficiente.
Concepto: Código del concepto correspondiente a la columna (la inicial).
Nombre: Nombre del concepto.
Título: Título que tendrá la fila. Es fundamental respetar exactamente el título tal cual está escrito en el extracto (se sugiere copiar y pegar) porque el sistema reconocerá como fila de títulos a la primera que encuentre que contenga exactamente los títulos de todas las columnas. Se puede usar @ como carácter comodín para poner solo una parte del título (ej. Fecha@).
Anulado: Se ignorarán las columnas que tenga este campo tildado.
Finalmente se agregó un botón Copiar Campos de otro Formato que permite repetir el mismo diseño de otro formato sin tener que volver a cargarlo.
Es importante tener en cuenta que los bancos suelen hacer cambios de formato de extracto en forma imprevista. Si al intentar importar una planilla el sistema da error se deberá revisar el formato a ver si cambió el orden de las columnas o quizás alguno de sus títulos.
Como cada banco tiene una disposición diferente, se definirá el formato correspondiente a la misma. Y dado que algunos bancos podrían tener diferentes configuraciones según el tipo de Home Banking al que se accede (ej. de Personas, de Empresas, de Pymes, de Agropecuarias, etc.) se admite tener varios formatos para el mismo banco.
Los datos a ingresar son:
Banco: Código/Nombre del banco.
Número de Formato: se numera automáticamente por banco.
Descripción: para ponerle un nombre, ej. Personas, Empresas, etc.
Ordenado: indica como vienen ordenados los movimientos, si en orden ascendente o descendente por fecha.
Símbolo Decimal: en algunos bancos es la coma, en otros el punto.
Cada formato debe tener definidas las columnas de la planilla y qué dato viene en cada una. No es necesario enumerar todas las columnas que vienen en los extractos, solo las que tienen información relevante para la importación. Esa información se expresa en Conceptos, donde cada concepto es uno de los campos que se almacenarán de cada uno de los movimientos que se importe.
Los conceptos que se pueden importar son los siguientes:
Fecha: Fecha del movimiento.
Código: Código identificador del tipo de movimiento. No todos los bancos lo tienen, pero cuando lo tienen y se puede determinar por el código de que tipo de movimiento se trata (ver Tipos de Movimiento de Extracto) es una ayuda fundamental para la automatización de la carga de la Factura del Banco (ver Facturas de Banco).
Descripción: Descripción del movimiento.
Referencia/Nº de Comprobante: Es un dato más que puede ayudar a la identificación del movimiento.
Monto con signo: Importe con signo del movimiento. En algunos bancos solo hay una columna con montos que viene con el signo.
Negativo (débito): Importe correspondiente a un débito (negativo). En otros bancos hay dos columnas, una para los débitos y otra para los créditos.
Positivo (crédito): Importe correspondiente a un crédito (positivo).
Saldo Corrido: Saldo corrido del movimiento en orden de fecha y aparición en el extracto. No siempre viene, o a veces solo viene en algunos movimientos, pero cuando está es fundamental para la correcta conciliación y evita que queden movimientos salteados sin importar.
Las columnas mínimas para que se pueda importar movimientos para conciliación son Fecha, Descripción y Monto con signo (ó Débito y Crédito). Las restantes, tal como fue descripto en cada una, son de mayor utilidad para el correcto reconocimiento de cada movimiento.
Para cada columna los datos que se ingresa son:
Columna: El número de columna contando desde la primera de la izquierda.
Línea Adic.: Algunos bancos ocupan más de una línea para un movimiento agregando en las siguientes, en general, más texto a la descripción. Cuando esto ocurre se agrega un ítem más a la lista repitiendo el número de columna (se repetirá automáticamente el concepto de la columna) y tildando Línea Adicional para informar que esa columna tendrá lineas adicionales. No hace falta agregar varios ítems si el movimiento viene en 3 ó más líneas, con agregar un solo ítem de línea adicional es suficiente.
Concepto: Código del concepto correspondiente a la columna (la inicial).
Nombre: Nombre del concepto.
Título: Título que tendrá la fila. Es fundamental respetar exactamente el título tal cual está escrito en el extracto (se sugiere copiar y pegar) porque el sistema reconocerá como fila de títulos a la primera que encuentre que contenga exactamente los títulos de todas las columnas. Se puede usar @ como carácter comodín para poner solo una parte del título (ej. Fecha@).
Anulado: Se ignorarán las columnas que tenga este campo tildado.
Finalmente se agregó un botón Copiar Campos de otro Formato que permite repetir el mismo diseño de otro formato sin tener que volver a cargarlo.
Es importante tener en cuenta que los bancos suelen hacer cambios de formato de extracto en forma imprevista. Si al intentar importar una planilla el sistema da error se deberá revisar el formato a ver si cambió el orden de las columnas o quizás alguno de sus títulos.
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