MV4 Administración
Notas Técnicas
| 368: Importación de facturas de Proveedores de AFIP (Módulo)
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Desde el sitio de AFIP y accediendo con Clave Fiscal es posible descargar Facturas de Compra y luego importarlas a MV4 Administración. Antes de descargar esos archivos, AFIP permite filtrar registros para obtener un subconjunto, por ejemplo, solo las facturas letra C.
DOBLE FUNCIÓN
La principal función es automatizar la carga de las facturas de proveedores, pero además resulta útil para comprobar si todos los comprobantes emitidos a nombre de la empresa en un período, están registrados en el sistema.
PROCEDIMIENTO DE DESCARGA DESDE AFIP
Se deben conocer el CUIT y la Clave Fiscal de la Empresa.
URL www.afip.gob.ar
Módulo: Mis Comprobantes
Elegir la opción Recibidos.
Filtrar por fechas u otros criterios.
Para descargar los archivos, clic en los botones CSV o Excel.
Para Importar facturas, los Proveedores deben estar previamente registrados en el sistema.
CARACTERÍSTICAS
En los archivos descargados de AFIP se incluyen los datos del encabezado de cada factura y los totales finales, pero NO se discriminan detalles de los ítems de las facturas NI las percepciones.
ESTA RUTINA DE DE IMPORTACIÓN SOLO SIRVE CUANDO:
1. La factura tiene un solo ítem*
2. Si hay percepciones, solo puede haber una se debe espeficicar el Régimen*, **.
*Aunque también es posible importarlas con un único Artículo o Percepción y luego modificarlas.
** El Régimen se completará automáticamente con el mismo valor de la última factura registrada en el sistema, de ese Proveedor.
ARTICULO PARA IMPORTACION DE COMPROBANTES DE AFIP
Para poder automatizar la importación, en la ficha de cada Proveedor puede completarse un campo llamado:
Articulo Imp. Cmp. Afip
Ese Artículo se puede asignar masivamente desde la lista de Proveedores. Puede ser útil buscar un conjunto de proveedores que cumplan con un determinado criterio, seleccionarlos a todos y luego usar el menú:
Documentos/ Cambiar valores masivamente…
Se debe elegir el campo:
Articulo Imp. Comp. Afip
y asignarle el Articulo que corresponda.
PROCEDIMIENTO:
Compras/ Facturas; Importar Comprobantes Recibidos de AFIP.
Se abre una Pantalla Intermedia para preparar la importación del archivo de facturas descargado de AFIP.
Dos alternativas para importar archivos de Facturas de Compra obtenidos del sitio de AFIP:
* Botón Importar .txt o .csv
Se usa para localizar el archivo.
** Botón Pegar
Se puede abrir el archivo en formato .txt en Excel, luego COPIAR todas celdas con datos incluyendo sus títulos y finalmente usar el botón Pegar de la Pantalla Intermedia.
CONTENIDO Y EDICIÓN DE DATOS DE LAS COLUMNAS:
Además de los datos mostrados en las columnas hay otros que se pueden ver o editar una ficha haciendo doble clic sobre un registro o usando el botón Ver/ Modificar Comprobante.
Fecha: Es la de emisión del comprobante.
Fecha Contable: En la práctica es fecha de Recepción. Esa fecha es la que el sistema usará para la generación del asiento y la liquidación de impuestos.
La Fecha Contable debe ser posterior a Fecha de Cierre que se define desde Utilidades.
TC: Tipo de Comprobante. FC, NC, ND (para Factura, Notas de Crédito o Débito respectivamente)
L: Letra del Comprobante
P.V.: Punto de Venta
Número: del Comprobante
CAE: Código de Autorización Electrónico de AFIP
CUIT: del Proveedor.
Si en el sistema hay dos Proveedores con el mismo código se deberá optar por uno.
Si no es indispensable tener mas de un Proveedor con el mismo CUIT conviene Anular los Proveedores que nos se usen.
Código: del Proveedor en el sistema.
Nombre Proveedor: es el nombre que tiene en el sistema (no en AFIP).
Si en el nombre del Proveedor dice “2 Proveedores”, el CUIT de ese proveedor está repetido en el sistema, editando la ficha y con un clic en el titulo Proveedor se deberá elegir uno. La linea se ven en Azul y la columna * dice C.
Si se muestra la linea en color ROJO, significa que el proveedor no existe en el sistema y no se podrá importar esa factura hasta que no se cree el Proveedor. La columna * sale vacía.
Solo las lineas color NEGRO son importables.
Moneda: Símbolo $ para Pesos Argentinos
Cotización: toma valor 1 cuando la moneda es Pesos Argentinos.
Articulo: Es el código que tiene definido el Proveedor su ficha en el campo Articulo Imp. Comp. Afip.
Si viene vacío, se puede asignar editando el registro de esa Factura.
Si además se desea que ese Artículo quede registrado en la ficha del Proveedor debe tildarse Actualizar Artículo en Proveedor.
Si se muestra con el valor que tiene en la ficha del Proveedor, se puede cambiar para esa factura, quedando intacto el existente en la ficha del Proveedor, salvo que se marque Actualizar Artículo en el Proveedor.
Se puede asignar el mismo código de Artículo a muchas facturas en un solo comando. Para eso se seleccionan y luego se usa el botón Asignar Artículo.
Los campos que contienen Importes no se pueden modificar y son los siguientes:
Gravado/ Subtotal, Exento, IVA, Percepciones, Total.
Régimen de Percepción, se puede completar, pero el sistema toma el mismo de que tiene la úlltima factura registrada. Solo puede haber una percepción.
Importar este Comprobante: si está marcado se importará.
Actualizar Articulo en el Proveedor: Si se desea que el Artículo de esa factura quede registrado en la ficha del Proveedor para futuras operaciones, debe tildarse Actualizar Artículo en Proveedor.
Saldo de Anticipos: siempre se muestra los anticipos no aplicados en la misma moneda que la Factura.
ORDENAR REGISTROS
Los registro pueden ordenarse en forma ascendente o descendente con clics en los títulos de las columnas.
SELECCION DE REGISTROS
Las facturas se pueden seleccionar de una, en selecciones continuas o discontinuas.
Para eso se usa el clic del mouse, y las teclas modificadoras; igual que en Excel.
Seleccionar registros sirve para MARCAR o ASIGNAR VALORES MASIVAMENTE usando los botones de la base de la pantalla.
BOTONES MARCAR
Una vez seleccionados varios registros se los pueden marcar o desmarcar masivamente distintos campos usando lo siguientes botones:
Importar, No Importar
Aplicar Anticipos, No Aplicar Anticipos
Actualizar Articulo en Ficha del Proveedor
BOTONES de ASIGNACIÓN MASIVA
Algunos valores se pueden asignar masivamente a una selección usando los siguientes botones:
Asignar Artículo
Asignar Fecha Contable
--------------------------------
VALORES PUEDE TOMAR LA COLUMNA *
(Pantalla Intermedia para importar comprobantes de AFIP)
ARREGLABLES:
C: CUIT de proveedor repetido
P: Falta Percepción
A: Falta Artículo
NO ARREGLABLES:
An: CUIT de proveedor anulado
C1: Cotización de Moneda Local debe ser 1
CI: CAE inválido
CO: Cotización no es positiva
CU: Número de CUIT inválido
E: Factura existente. Mismo Importe, misma Fecha
EF: Factura existente. Distinta Fecha, mismo importe
EI: Factura existente. Distinto Importe, misma Fehca
EFI: Factura existente. Distinta Fecha distinto Importe
F: Fecha inválida
I: CUIT inexistente
IE: El importe total debe ser mayor o igual que la suma de los parciales
M: Moneda inválida
ND: Número Desde inválido
NH: Número Hasta inválido
PV: Punto de Venta inválido
TD: Tipo de Documento inválido (solo se acepta CUIT)
TI: Tipo de Comprobante inválido
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CONSIDERACIONES SOBRE LOS INTERVALOS DE FECHAS DE FACTURAS A IMPORTAR:
Las Facturas de servicios se pueden registrar en AFIP con fechas hasta 10 dias para atrás, respecto del dia de emisión.
Entonces, para asegurar que estén todas las facturas de un mes hay que bajar siempre todas las del mes, mas diez dias para atrás.
Pero el mayor intervalo permitido en el sitio de AFIP es de 31 días.
Entonces hay que hacerlo bajando por lo menos dos archivos por mes, para asegurar que todas las facturas de un mes estén incluidas.
--------
IMPORTANTE
Tipos de Comprobantes:
Ver Nota Técnica Nº 373
DOBLE FUNCIÓN
La principal función es automatizar la carga de las facturas de proveedores, pero además resulta útil para comprobar si todos los comprobantes emitidos a nombre de la empresa en un período, están registrados en el sistema.
PROCEDIMIENTO DE DESCARGA DESDE AFIP
Se deben conocer el CUIT y la Clave Fiscal de la Empresa.
URL www.afip.gob.ar
Módulo: Mis Comprobantes
Elegir la opción Recibidos.
Filtrar por fechas u otros criterios.
Para descargar los archivos, clic en los botones CSV o Excel.
Para Importar facturas, los Proveedores deben estar previamente registrados en el sistema.
CARACTERÍSTICAS
En los archivos descargados de AFIP se incluyen los datos del encabezado de cada factura y los totales finales, pero NO se discriminan detalles de los ítems de las facturas NI las percepciones.
ESTA RUTINA DE DE IMPORTACIÓN SOLO SIRVE CUANDO:
1. La factura tiene un solo ítem*
2. Si hay percepciones, solo puede haber una se debe espeficicar el Régimen*, **.
*Aunque también es posible importarlas con un único Artículo o Percepción y luego modificarlas.
** El Régimen se completará automáticamente con el mismo valor de la última factura registrada en el sistema, de ese Proveedor.
ARTICULO PARA IMPORTACION DE COMPROBANTES DE AFIP
Para poder automatizar la importación, en la ficha de cada Proveedor puede completarse un campo llamado:
Articulo Imp. Cmp. Afip
Ese Artículo se puede asignar masivamente desde la lista de Proveedores. Puede ser útil buscar un conjunto de proveedores que cumplan con un determinado criterio, seleccionarlos a todos y luego usar el menú:
Documentos/ Cambiar valores masivamente…
Se debe elegir el campo:
Articulo Imp. Comp. Afip
y asignarle el Articulo que corresponda.
PROCEDIMIENTO:
Compras/ Facturas; Importar Comprobantes Recibidos de AFIP.
Se abre una Pantalla Intermedia para preparar la importación del archivo de facturas descargado de AFIP.
Dos alternativas para importar archivos de Facturas de Compra obtenidos del sitio de AFIP:
* Botón Importar .txt o .csv
Se usa para localizar el archivo.
** Botón Pegar
Se puede abrir el archivo en formato .txt en Excel, luego COPIAR todas celdas con datos incluyendo sus títulos y finalmente usar el botón Pegar de la Pantalla Intermedia.
CONTENIDO Y EDICIÓN DE DATOS DE LAS COLUMNAS:
Además de los datos mostrados en las columnas hay otros que se pueden ver o editar una ficha haciendo doble clic sobre un registro o usando el botón Ver/ Modificar Comprobante.
Fecha: Es la de emisión del comprobante.
Fecha Contable: En la práctica es fecha de Recepción. Esa fecha es la que el sistema usará para la generación del asiento y la liquidación de impuestos.
La Fecha Contable debe ser posterior a Fecha de Cierre que se define desde Utilidades.
TC: Tipo de Comprobante. FC, NC, ND (para Factura, Notas de Crédito o Débito respectivamente)
L: Letra del Comprobante
P.V.: Punto de Venta
Número: del Comprobante
CAE: Código de Autorización Electrónico de AFIP
CUIT: del Proveedor.
Si en el sistema hay dos Proveedores con el mismo código se deberá optar por uno.
Si no es indispensable tener mas de un Proveedor con el mismo CUIT conviene Anular los Proveedores que nos se usen.
Código: del Proveedor en el sistema.
Nombre Proveedor: es el nombre que tiene en el sistema (no en AFIP).
Si en el nombre del Proveedor dice “2 Proveedores”, el CUIT de ese proveedor está repetido en el sistema, editando la ficha y con un clic en el titulo Proveedor se deberá elegir uno. La linea se ven en Azul y la columna * dice C.
Si se muestra la linea en color ROJO, significa que el proveedor no existe en el sistema y no se podrá importar esa factura hasta que no se cree el Proveedor. La columna * sale vacía.
Solo las lineas color NEGRO son importables.
Moneda: Símbolo $ para Pesos Argentinos
Cotización: toma valor 1 cuando la moneda es Pesos Argentinos.
Articulo: Es el código que tiene definido el Proveedor su ficha en el campo Articulo Imp. Comp. Afip.
Si viene vacío, se puede asignar editando el registro de esa Factura.
Si además se desea que ese Artículo quede registrado en la ficha del Proveedor debe tildarse Actualizar Artículo en Proveedor.
Si se muestra con el valor que tiene en la ficha del Proveedor, se puede cambiar para esa factura, quedando intacto el existente en la ficha del Proveedor, salvo que se marque Actualizar Artículo en el Proveedor.
Se puede asignar el mismo código de Artículo a muchas facturas en un solo comando. Para eso se seleccionan y luego se usa el botón Asignar Artículo.
Los campos que contienen Importes no se pueden modificar y son los siguientes:
Gravado/ Subtotal, Exento, IVA, Percepciones, Total.
Régimen de Percepción, se puede completar, pero el sistema toma el mismo de que tiene la úlltima factura registrada. Solo puede haber una percepción.
Importar este Comprobante: si está marcado se importará.
Actualizar Articulo en el Proveedor: Si se desea que el Artículo de esa factura quede registrado en la ficha del Proveedor para futuras operaciones, debe tildarse Actualizar Artículo en Proveedor.
Saldo de Anticipos: siempre se muestra los anticipos no aplicados en la misma moneda que la Factura.
ORDENAR REGISTROS
Los registro pueden ordenarse en forma ascendente o descendente con clics en los títulos de las columnas.
SELECCION DE REGISTROS
Las facturas se pueden seleccionar de una, en selecciones continuas o discontinuas.
Para eso se usa el clic del mouse, y las teclas modificadoras; igual que en Excel.
Seleccionar registros sirve para MARCAR o ASIGNAR VALORES MASIVAMENTE usando los botones de la base de la pantalla.
BOTONES MARCAR
Una vez seleccionados varios registros se los pueden marcar o desmarcar masivamente distintos campos usando lo siguientes botones:
Importar, No Importar
Aplicar Anticipos, No Aplicar Anticipos
Actualizar Articulo en Ficha del Proveedor
BOTONES de ASIGNACIÓN MASIVA
Algunos valores se pueden asignar masivamente a una selección usando los siguientes botones:
Asignar Artículo
Asignar Fecha Contable
--------------------------------
VALORES PUEDE TOMAR LA COLUMNA *
(Pantalla Intermedia para importar comprobantes de AFIP)
ARREGLABLES:
C: CUIT de proveedor repetido
P: Falta Percepción
A: Falta Artículo
NO ARREGLABLES:
An: CUIT de proveedor anulado
C1: Cotización de Moneda Local debe ser 1
CI: CAE inválido
CO: Cotización no es positiva
CU: Número de CUIT inválido
E: Factura existente. Mismo Importe, misma Fecha
EF: Factura existente. Distinta Fecha, mismo importe
EI: Factura existente. Distinto Importe, misma Fehca
EFI: Factura existente. Distinta Fecha distinto Importe
F: Fecha inválida
I: CUIT inexistente
IE: El importe total debe ser mayor o igual que la suma de los parciales
M: Moneda inválida
ND: Número Desde inválido
NH: Número Hasta inválido
PV: Punto de Venta inválido
TD: Tipo de Documento inválido (solo se acepta CUIT)
TI: Tipo de Comprobante inválido
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CONSIDERACIONES SOBRE LOS INTERVALOS DE FECHAS DE FACTURAS A IMPORTAR:
Las Facturas de servicios se pueden registrar en AFIP con fechas hasta 10 dias para atrás, respecto del dia de emisión.
Entonces, para asegurar que estén todas las facturas de un mes hay que bajar siempre todas las del mes, mas diez dias para atrás.
Pero el mayor intervalo permitido en el sitio de AFIP es de 31 días.
Entonces hay que hacerlo bajando por lo menos dos archivos por mes, para asegurar que todas las facturas de un mes estén incluidas.
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IMPORTANTE
Tipos de Comprobantes:
Ver Nota Técnica Nº 373
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