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Notas Técnicas
| 418: Comparativas y proceso de Compra Venta
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En esta NT hay varios temas distintos que está relacionados, pero en el futuro podría divirse en varias notas.
REQUERIMIENTOS Y LICITACIONES
En los Requerimientos se detallan los productos o servicios que la Empresa necesita comprar.
Se accede desde Compras/ Archivos/ Ordenes de Compra; Requerimientos.
Si las compras son para consumo interno, el proceso comienza en el Requerimiento.
Si, en cambio, las compras son para luego vendérselas a un Cliente, el proceso comienza en el área de Ventas registrando una Licitación.
Se accede desde Ventas/ Licitaciones; Licitaciones
Para comenzar el proceso de compra originado en una Licitación, primero debe crearse un Requerimiento y asociarlo a la Licitación.
* Comprador y Requerimiento:
Al Requerimiento se le puede asignar un Comprador. Al ingresar el nro de Licitación se mostrarán solo los Productos correspondientes a ese comprador y eventualmente los que no esten asociados ninguno.
NOTA: No se permite cerrar un Requerimiento que está en Comparativas.
Si se cierran Pedidos de Presupuesto o Cotizaciones de Proveedor que están en Comparativas se alerta al usuario para que actualice datos de las mismas.
UNA LICITACION CON VARIOS REQUERIMIENTOS
Por distintos motivos puede ocurrir que una Licitación se abra en varios Requerimientos. Uno es cuando se separan los Requerimientos de una misma Licitación por Comprador, dado que cada comprador podria especializarse en distintos tipos (o Perfiles o familias) de Productos.
LICTACION CON ALGUNOS ITEMS SIN REQUERIMIENTO
Puede haber Licitaciones con algunos Items requeridos y otros no.
Para encontrarlos se usa la función Buscar de Licitaciones donde dice:
Buscar Licitaciones sin Requerimientos para todos sus ítems
LICTACION CON ALGUNOS ITEMS SIN COMPARATIVA
Para encontrarlos se usa la función Buscar de Licitaciones donde dice:
Buscar Licitaciones sin Comparativa para todos sus ítems
Comparativa de Cotizaciones
Se usan de distintas maneras, pero la mas completa es cuando a partir de un Licitación publicada por un Cliente hay que optimizar la compra a partir de distintas Cotizaciones de Proveedores, para seguidamente ofertar al Cliente de la manera mas conveniente.
Luego del proceso de comparación y selección de las mejores opciones de compra, y siempre desde la Comparativa, se fijan los márgenes porcentuales que determinan los precios de venta y finalmente disparar la Oferta al Cliente. Una vez aceptada, también desde la Comparativa se generan las Ordenes de Compra a los Proveedores.
La Comparativa es entonces un paso indispensable, ya que nuclea y relaciona la Venta con la Compra. Además, permite un seguimiento estricto de los estados por los cuales va pasando cada uno de los ítems, hasta el terminar en la entrega y facturación.
BOTÓN Generar Ordenes de Compra SOLO si la Oferta está aceptada
Al agregar la comparativa aparece destildado y deshabilitado porque todavía no se sabe qué tipo de comparativa será.
Si se ingresa una licitación, automáticamente se habilita y toma el valor de la preferencia para tildarse si está en Verdadero
Si se ingresa un requerimiento, automáticamente se dehabilita y se destilda.
Items de Comparativa
Desde una Comparativa es posible proyectar a sus Items. Desde la tabla Items de Comparativa se podrán visualizar muchos datos y todos los pasos por los que fue pasando cada ítem, tanto los relacionados con la compra como con la venta.
Hay dos datos relevantes que son: Avance de Compra y Avance de Venta.
En esas columnas se muestra lo último ocurrido tanto en Compras, como en Ventas. Por ejemplo: en Ventas se puede haber llegado al Pedido y en Compras a la Orden de Compra.
Para obtener todavía mas detalles de un Item de Comparativa se hace doble clic sobre cualquier registro. Esto muestra la Línea de Avance, donde los fondos blancos muestran lo pendiente, los verdes lo que ya se concretó y los naranja los parciamente concretados.
Los pasos por los que pasa la Compra son:
Requerimiento, Pedido de Presupuesto, Cotización de Proveedor, COMPARATIVA, Orden de Compra, Remito de Compra, Factura de Compra.
Los pasos por los que pasa la Venta son:
Licitación, COMPARATIVA, Oferta, Pedido, Remito de Venta, Factura de Venta.
Puede haber variantes en algunos casos, donde por ejemplo: se entregue mercadería con la factura sin usar remito, o se facture primero y se remita despues.
También hay un botón que muestra los Detalles de los Avances y muestra la lista de los documentos registrados en forma cronológica. Con un doble clic en un ítem se muestra mas detalle.
CARGA DE UNA COMPARATIVA
Se accede desde Compras/ Órdenes de Compra; Comparativa de Cotizaciones
Para crear una nueva: Documentos/ Ingresar.
Luego es posible asociar la Comparativa a una Licitación previamente registrada en Ventas o a un Requerimiento previamente registrado en Compras. Son dos opciones excluyentes.
Una vez recibidas varias Cotizaciones por parte de varios Proveedores, la Comparativa se usa para elegir, para cada uno los ítems, la mejor opción de compra. Una vez definido el estado de la Comparativa con el estado: Carga Finalizada, es posible generar en forma automática una Oferta para el Cliente.
La Comparativa puede Actualizarse a medida que se reciben Cotizaciones de Proveedores
La pantalla de la Comparativa está dividida en dos partes:
ARRIBA:
Se muestran cada uno de los Ítems de los Requerimientos. Y de cada uno de ellos se muestran los pasos por donde pasó: RQ Requerimiento, PP Pedido de Presupuesto, CP Cotización del Proveedor.
Si el origen es una Licitación significa que se producirá una venta y a cada ítem se le puede aplicar un margen porcentual para definir el precio de la futura Oferta al Cliente. Si el margen es el mismo para todos los ítems, se pude aplicar masivamente un margen con el botón de arriba a la derecha.
ABAJO:
Con un clic en una de los ítems de Arriba, Abajo se muestran los correspondientes presupuestados. Uno por cada Proveedor/ Cotización. Eso permite comparar y elegir la mejor opción.
El ítem de mejor precio vendrá seleccionado Abajo automáticamente; pero se puede cambiar seleccionando otro y usando el botón Elegir manualmente un Proveedor. El cambio de precio de Compra se verá reflejado en la lista de Arriba.
De cada ítem cotizado, se puede ver su detalle y el Estado en que se encuentra y con un doble clic se pueden ver mas detalles.
Si algún ítem fue cotizado en alguna moneda extranjera se visualizará, pero todos los precios se convierten a moneda local para que sean comparables.
Actualización de una Comparativa
Después de haber registrado una Comparativa puede ser necesario actualizar sus datos. Un caso ejemplo es cuando se reciben nuevos presupuestos de Proveedores que deben agregarse a la Comparativa.
Para Actualizar, se debe modificar la Comparativa. Luego hay que seleccionar uno o varios ítems de arriba y luego usar el botón Actualizar Datos Item/s.
Cotización de Proveedor Duplicada o Múltiple
Cuando a partir de un Pedido de Presupuesto se registra una Cotización de Proveedor y alguno de los ítems que ya fue cotizado se vuelve a cotizar, se muestra una ventana de alerta indicando que ya existe otra cotización. Y en los ítems del Pedido de presupuesto se muestran como Duplicados. Asi se podrá elegir la mejor opción sabiendo que existen dos cotizaciones distintas del mismo ítem.
Orden de Compra solo con Oferta Aceptada
Es un campo que se puede tildar en el encabezado de la Comparativa.
En el Grupo de Preferencias: Requerimientos y Ordenes de Compra, hay una Preferencia llamada: Orden de Compra solo con Oferta Aceptada para que cada vez que se registre una Comparativa, ese campo venga, o no, tildado.
Es para permitir generar una Orden de Compra a un Proveedor SOLO si la Oferta fue aceptada por el Cliente.
Desde las Ofertas se generan los Pedidos (que podrían considerarse como las Ordenes de Compra que envía el Cliente), donde se consignan los datos de la Orden de Compra del Cliente. Si el Pedido NO tiene los datos de la Orden de Compra (podría no existir el documento Orden de Compra emitido por el Cliente), no importa, porque lo que permite continuar con el proceso es el estado Aprobado del Pedido.
Cotización de Proveedor con distintas monedas
Si en una misma Cotización de Proveedor se reciben algunos ítems cotizados en una moneda y otros en otra, se deberán desdoblar y registrar una Cotización de Proveedor por cada moneda; y todas asociadas al mismo del mismo Pedido de Presupuesto.
Los ítems que se cotizan en una Moneda no se pueden cotizar en otra. Los items que no se coticen deben marcase como NO cotizados.
Esas dos Cotizaciones desdobladas en el sistema corresponden a una única Cotización de Proveedor, en el campo “Nro de Presupuesto de Proveedor” deberán llevar el mismo valor. Eso se puede hacer porque ese campo no controla duplicidad.
Cotizacion de Proveedor con Items NO cotizados
Los ítems de una Cotización de Proveedor que, por algún motivo no fueron cotizados por el Proveedor, se deben marcar como NO COTIZADOS. Para marcarlos como No Cotizados, usar el botón – como si se fuera a borrar la línea. Otra manera es editar la ficha del ítem y usar el pop up del campo: Tipo Ítem.
Generación de Ofertas (a Clientes) y Ordenes de Compra (a Proveedores) desde la Comparativa
Para poder generar una Oferta a un Cliente desde una Comparativa, la misma puede quedar en estado distinto a Carga Finalizada. Esa flexibilidad permite ciertas modificaciones, pero a la vez implica riesgos de consistencia, ya que por ejemplo, el usuario podría borrar una Oferta previamente generada desde una Comparativa que además de haber generado al Oferta en cuestión también generó Ordenes de Compra a Proveedores.
Las Cotizaciones de Proveedor incluidas en una Comparativa en Estado CF, que además hayan sido elegidas como la opción para usarse en una Oferta, no serán editables; a menos que se cambie el estado de la comparativa a En Carga.
Modificaciones de cantidades en Oferta que viene de Licitación y o una Comparativa
Cuando una Oferta viene de una Licitación se pueden modificar cantidades, porque lleva los saldos a ofertar. Ejemplo: Si la Licitación era por 10 unidades, se puede ofertar 4 y te restan 6 de saldo.
Pero si viene de una Comparativa no se conocen los saldos, por eso no es posible modificar la cantidad y tiene que coincidir con la que está en la comparativa (que es la de la cotización del proveedor).
Pueden aparecer casos de excepción que se verá como manejar. Como igual en la Oferta se puede agregar ítems "libres" que no vengan de la Licitación, eso se va a mantener para que sea la vía de escape para estos casos inesperados.
PEDIDOD DE COTIZACION NO COTIZADO o PARCIALMENTE COTIZADO
El Pedido de Presupuesto puede tener un estado No Cotizado
Eso puede pasar cuando el Proveedor nunca responde/ cotiza. Ese estado del Pedido de Cotización se refleja en en la Comparativa.
En el caso donde el proveedor cotiza ALGUNOS items del pedido, se puede marcar a los que NO cotiza como NO COTIZADO.
NUMERO DE POSICIÓN EN LICITACION
En los ítems de las Licitaciones se agrega un campo con el número de Posición dentro de la Licitación.
Este campo se vuelve obligatorio si en la Licitación se indica que es de Posición Obligatoria.
En el Grupo de Preferencias Licitaciones, existe una Preferencia para determinar que las nuevas Licitaciones se agreguen con Posición Obligatoria.
REQUERIMIENTOS Y LICITACIONES
En los Requerimientos se detallan los productos o servicios que la Empresa necesita comprar.
Se accede desde Compras/ Archivos/ Ordenes de Compra; Requerimientos.
Si las compras son para consumo interno, el proceso comienza en el Requerimiento.
Si, en cambio, las compras son para luego vendérselas a un Cliente, el proceso comienza en el área de Ventas registrando una Licitación.
Se accede desde Ventas/ Licitaciones; Licitaciones
Para comenzar el proceso de compra originado en una Licitación, primero debe crearse un Requerimiento y asociarlo a la Licitación.
* Comprador y Requerimiento:
Al Requerimiento se le puede asignar un Comprador. Al ingresar el nro de Licitación se mostrarán solo los Productos correspondientes a ese comprador y eventualmente los que no esten asociados ninguno.
NOTA: No se permite cerrar un Requerimiento que está en Comparativas.
Si se cierran Pedidos de Presupuesto o Cotizaciones de Proveedor que están en Comparativas se alerta al usuario para que actualice datos de las mismas.
UNA LICITACION CON VARIOS REQUERIMIENTOS
Por distintos motivos puede ocurrir que una Licitación se abra en varios Requerimientos. Uno es cuando se separan los Requerimientos de una misma Licitación por Comprador, dado que cada comprador podria especializarse en distintos tipos (o Perfiles o familias) de Productos.
LICTACION CON ALGUNOS ITEMS SIN REQUERIMIENTO
Puede haber Licitaciones con algunos Items requeridos y otros no.
Para encontrarlos se usa la función Buscar de Licitaciones donde dice:
Buscar Licitaciones sin Requerimientos para todos sus ítems
LICTACION CON ALGUNOS ITEMS SIN COMPARATIVA
Para encontrarlos se usa la función Buscar de Licitaciones donde dice:
Buscar Licitaciones sin Comparativa para todos sus ítems
Comparativa de Cotizaciones
Se usan de distintas maneras, pero la mas completa es cuando a partir de un Licitación publicada por un Cliente hay que optimizar la compra a partir de distintas Cotizaciones de Proveedores, para seguidamente ofertar al Cliente de la manera mas conveniente.
Luego del proceso de comparación y selección de las mejores opciones de compra, y siempre desde la Comparativa, se fijan los márgenes porcentuales que determinan los precios de venta y finalmente disparar la Oferta al Cliente. Una vez aceptada, también desde la Comparativa se generan las Ordenes de Compra a los Proveedores.
La Comparativa es entonces un paso indispensable, ya que nuclea y relaciona la Venta con la Compra. Además, permite un seguimiento estricto de los estados por los cuales va pasando cada uno de los ítems, hasta el terminar en la entrega y facturación.
BOTÓN Generar Ordenes de Compra SOLO si la Oferta está aceptada
Al agregar la comparativa aparece destildado y deshabilitado porque todavía no se sabe qué tipo de comparativa será.
Si se ingresa una licitación, automáticamente se habilita y toma el valor de la preferencia para tildarse si está en Verdadero
Si se ingresa un requerimiento, automáticamente se dehabilita y se destilda.
Items de Comparativa
Desde una Comparativa es posible proyectar a sus Items. Desde la tabla Items de Comparativa se podrán visualizar muchos datos y todos los pasos por los que fue pasando cada ítem, tanto los relacionados con la compra como con la venta.
Hay dos datos relevantes que son: Avance de Compra y Avance de Venta.
En esas columnas se muestra lo último ocurrido tanto en Compras, como en Ventas. Por ejemplo: en Ventas se puede haber llegado al Pedido y en Compras a la Orden de Compra.
Para obtener todavía mas detalles de un Item de Comparativa se hace doble clic sobre cualquier registro. Esto muestra la Línea de Avance, donde los fondos blancos muestran lo pendiente, los verdes lo que ya se concretó y los naranja los parciamente concretados.
Los pasos por los que pasa la Compra son:
Requerimiento, Pedido de Presupuesto, Cotización de Proveedor, COMPARATIVA, Orden de Compra, Remito de Compra, Factura de Compra.
Los pasos por los que pasa la Venta son:
Licitación, COMPARATIVA, Oferta, Pedido, Remito de Venta, Factura de Venta.
Puede haber variantes en algunos casos, donde por ejemplo: se entregue mercadería con la factura sin usar remito, o se facture primero y se remita despues.
También hay un botón que muestra los Detalles de los Avances y muestra la lista de los documentos registrados en forma cronológica. Con un doble clic en un ítem se muestra mas detalle.
CARGA DE UNA COMPARATIVA
Se accede desde Compras/ Órdenes de Compra; Comparativa de Cotizaciones
Para crear una nueva: Documentos/ Ingresar.
Luego es posible asociar la Comparativa a una Licitación previamente registrada en Ventas o a un Requerimiento previamente registrado en Compras. Son dos opciones excluyentes.
Una vez recibidas varias Cotizaciones por parte de varios Proveedores, la Comparativa se usa para elegir, para cada uno los ítems, la mejor opción de compra. Una vez definido el estado de la Comparativa con el estado: Carga Finalizada, es posible generar en forma automática una Oferta para el Cliente.
La Comparativa puede Actualizarse a medida que se reciben Cotizaciones de Proveedores
La pantalla de la Comparativa está dividida en dos partes:
ARRIBA:
Se muestran cada uno de los Ítems de los Requerimientos. Y de cada uno de ellos se muestran los pasos por donde pasó: RQ Requerimiento, PP Pedido de Presupuesto, CP Cotización del Proveedor.
Si el origen es una Licitación significa que se producirá una venta y a cada ítem se le puede aplicar un margen porcentual para definir el precio de la futura Oferta al Cliente. Si el margen es el mismo para todos los ítems, se pude aplicar masivamente un margen con el botón de arriba a la derecha.
ABAJO:
Con un clic en una de los ítems de Arriba, Abajo se muestran los correspondientes presupuestados. Uno por cada Proveedor/ Cotización. Eso permite comparar y elegir la mejor opción.
El ítem de mejor precio vendrá seleccionado Abajo automáticamente; pero se puede cambiar seleccionando otro y usando el botón Elegir manualmente un Proveedor. El cambio de precio de Compra se verá reflejado en la lista de Arriba.
De cada ítem cotizado, se puede ver su detalle y el Estado en que se encuentra y con un doble clic se pueden ver mas detalles.
Si algún ítem fue cotizado en alguna moneda extranjera se visualizará, pero todos los precios se convierten a moneda local para que sean comparables.
Actualización de una Comparativa
Después de haber registrado una Comparativa puede ser necesario actualizar sus datos. Un caso ejemplo es cuando se reciben nuevos presupuestos de Proveedores que deben agregarse a la Comparativa.
Para Actualizar, se debe modificar la Comparativa. Luego hay que seleccionar uno o varios ítems de arriba y luego usar el botón Actualizar Datos Item/s.
Cotización de Proveedor Duplicada o Múltiple
Cuando a partir de un Pedido de Presupuesto se registra una Cotización de Proveedor y alguno de los ítems que ya fue cotizado se vuelve a cotizar, se muestra una ventana de alerta indicando que ya existe otra cotización. Y en los ítems del Pedido de presupuesto se muestran como Duplicados. Asi se podrá elegir la mejor opción sabiendo que existen dos cotizaciones distintas del mismo ítem.
Orden de Compra solo con Oferta Aceptada
Es un campo que se puede tildar en el encabezado de la Comparativa.
En el Grupo de Preferencias: Requerimientos y Ordenes de Compra, hay una Preferencia llamada: Orden de Compra solo con Oferta Aceptada para que cada vez que se registre una Comparativa, ese campo venga, o no, tildado.
Es para permitir generar una Orden de Compra a un Proveedor SOLO si la Oferta fue aceptada por el Cliente.
Desde las Ofertas se generan los Pedidos (que podrían considerarse como las Ordenes de Compra que envía el Cliente), donde se consignan los datos de la Orden de Compra del Cliente. Si el Pedido NO tiene los datos de la Orden de Compra (podría no existir el documento Orden de Compra emitido por el Cliente), no importa, porque lo que permite continuar con el proceso es el estado Aprobado del Pedido.
Cotización de Proveedor con distintas monedas
Si en una misma Cotización de Proveedor se reciben algunos ítems cotizados en una moneda y otros en otra, se deberán desdoblar y registrar una Cotización de Proveedor por cada moneda; y todas asociadas al mismo del mismo Pedido de Presupuesto.
Los ítems que se cotizan en una Moneda no se pueden cotizar en otra. Los items que no se coticen deben marcase como NO cotizados.
Esas dos Cotizaciones desdobladas en el sistema corresponden a una única Cotización de Proveedor, en el campo “Nro de Presupuesto de Proveedor” deberán llevar el mismo valor. Eso se puede hacer porque ese campo no controla duplicidad.
Cotizacion de Proveedor con Items NO cotizados
Los ítems de una Cotización de Proveedor que, por algún motivo no fueron cotizados por el Proveedor, se deben marcar como NO COTIZADOS. Para marcarlos como No Cotizados, usar el botón – como si se fuera a borrar la línea. Otra manera es editar la ficha del ítem y usar el pop up del campo: Tipo Ítem.
Generación de Ofertas (a Clientes) y Ordenes de Compra (a Proveedores) desde la Comparativa
Para poder generar una Oferta a un Cliente desde una Comparativa, la misma puede quedar en estado distinto a Carga Finalizada. Esa flexibilidad permite ciertas modificaciones, pero a la vez implica riesgos de consistencia, ya que por ejemplo, el usuario podría borrar una Oferta previamente generada desde una Comparativa que además de haber generado al Oferta en cuestión también generó Ordenes de Compra a Proveedores.
Las Cotizaciones de Proveedor incluidas en una Comparativa en Estado CF, que además hayan sido elegidas como la opción para usarse en una Oferta, no serán editables; a menos que se cambie el estado de la comparativa a En Carga.
Modificaciones de cantidades en Oferta que viene de Licitación y o una Comparativa
Cuando una Oferta viene de una Licitación se pueden modificar cantidades, porque lleva los saldos a ofertar. Ejemplo: Si la Licitación era por 10 unidades, se puede ofertar 4 y te restan 6 de saldo.
Pero si viene de una Comparativa no se conocen los saldos, por eso no es posible modificar la cantidad y tiene que coincidir con la que está en la comparativa (que es la de la cotización del proveedor).
Pueden aparecer casos de excepción que se verá como manejar. Como igual en la Oferta se puede agregar ítems "libres" que no vengan de la Licitación, eso se va a mantener para que sea la vía de escape para estos casos inesperados.
PEDIDOD DE COTIZACION NO COTIZADO o PARCIALMENTE COTIZADO
El Pedido de Presupuesto puede tener un estado No Cotizado
Eso puede pasar cuando el Proveedor nunca responde/ cotiza. Ese estado del Pedido de Cotización se refleja en en la Comparativa.
En el caso donde el proveedor cotiza ALGUNOS items del pedido, se puede marcar a los que NO cotiza como NO COTIZADO.
NUMERO DE POSICIÓN EN LICITACION
En los ítems de las Licitaciones se agrega un campo con el número de Posición dentro de la Licitación.
Este campo se vuelve obligatorio si en la Licitación se indica que es de Posición Obligatoria.
En el Grupo de Preferencias Licitaciones, existe una Preferencia para determinar que las nuevas Licitaciones se agreguen con Posición Obligatoria.
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