MV4 Administración
Notas Técnicas
| 42: Fechas de Cierre - Asiento de Cierre
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En el sistema se pueden cerrar distintas fechas y con distintos objetivos.
FECHA DE CIERRE de la GESTION
Esta función afecta a las operaciones de la Gestión (no de asientos contables).
Para evitar alterar estos datos involuntariamente una vez generados sus asientos, enviado información a AFIP o auditado un período.
Se usa la opción de menú Utilidades/ Preferencias/ Fecha de Cierre...
Existe además una Preferencia para que el Cierre de la Gestión sea haga automáticamente cuando después de una determinada cantidad de meses.
Supongamos que se define cierre automático: 2 meses.
Si se abre manualmentea cualquier fecha anterior a los 2 meses se podrán modificar cosas anteriores a esa fecha, pero durante la noche el sistema volverá a cerrar según la cantidad de meses fijados para el cierre automático.
Si el Cierre Automático está en 0 (cero) meses, el proceso de cierre automático no se ejecuta.
Esta preferencia se puede fijar en la misma pantalla donde se modifica la fecha de cierre.
Esto impide registrar/ modificar/ borrar operaciones del área de Gestíón de una fecha para atrás. Esa fecha es modificable por los usuarios que TENGAN PERMISO para hacerlo.
Es importante restringir el uso de esa función solamente a los usuarios que corresponda.
LOS CIERRES DE GESTIÓN Y DE CONTABILIDAD SON INDEPENDIENTES
El cierre de la Gestión NO tiene relación con los cierres contables mensuales ni el cierre de balances, sin embargo, en algunos casos modificar fechas de por ejemplo una factura de compra, o algún otro dato puede tener repercusiones contables o de otro tipo. Ejemplo: Si ya se generó la contabilidad de un mes y modifica la fecha de una factura de compra, se estará generando una inconsistencia. En este caso se resolvería regenerado los asientos de facturas de Compra.
Conviene modificarla mensualmente, o usar la Preferencia de Cierre Automático, para evitar la introducción de errores. Normalmente a principios de mes se calculan los impuestos a pagar y se bloquea hasta el último día del mes anterior.
CIERRE CONTABLE MENSUAL
Se accede desde el menú Contabilidad/ Procesos, Cerrar o abrir meses….
Luego debe elegirse el ejercicio y el mes a cerrar.
Cerrar un mes de un ejercicio implica cerrar también todos los meses ANTERIORES de ese ejercicio.
Abrir un mes de un ejercicio implica abrir también todos los meses POSTERIORES de ese ejercicio.
Para abrir o cerrar meses, primero seleccionar el Ejercicio y luego Documentos/ Modificar. Finalmente definir el "Ultimo mes cerrado"
Para poder obtener un balance contable hasta un determinado mes, es necesario antes, efectuar el cierre hasta ese mes.
No se pueden registrar asientos de meses cerrados.
PROCEDIMIENTO DE CIERRES/ SEGUIRDAD DE LA INFORMACION
Cerrar la GESTIÓN hasta fecha x. (esto puede ocurrir automática o manualmente)
Generar los asientos.
Cerrar el mes CONTABLE.
CIERRE DE UN EJERCICIO CONTABLE
Se cierra desde: Contabilidad/ Contabilidad/ Ejercicios
Seleccionar uno
Y luego:
Documentos/ Cerrar ejercicio…
Para que el cierre se pueda llevar a cabo, es necesario que las Cuentas Especiales que el sistema necesita para armar el asiento de cierre, estén previamente definidas y también que todos los meses de ese ejercicio estén cerrados.
Al cerrar un ejercicio, se renumeran automáticamente los asientos del mismo y se generan dos asientos: El de cierre Patrimonial y el de Cierre de resultados. Si el ejercicio siguiente ya fue creado, también se generará su asiento de apertura.
El estado del ejercicio cambia a Cerrado.
No se pueden registrar asientos de ejercicios cerrados.
Si se desea modificar le ejercico, se borran los dos asiento de cierre, se abren meses manualmente, se registran asientos nuevos y se vuelve a cerrar y se generan los asientos de cierre nuevos.
NOTA:
El asiento de Apertura de un ejercicio se genera automáticamente revirtiendo el Asiento de Cierre Patrimonial del ejercicio anterior con la siguiente salvedad:
Lo que en el cierre es "resultado del ejercicio" en la apertura pasa a ser "resultados no asignados".
Y si había ya una linea con resultados no asignados en el cierre, esa pasa también a la apertura así como está.
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Todo lo que se cierra, ya sea en la Gestión o en la Contabilidad se puede volver a abrir si es necesario modificar algo.
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SALDOS INICIALES de GESTION:
Al comienzo del uso del sistema, y para asignar Saldos Iniciales a Clientes, Proveedores, Cajas y Cuentas Bancarias; es necesario tildar "Abrir todos los meses cerrados".
SALDOS INICIALES de CONTALBES:
El asiento de apertura del primer ejercicio contable del sistema se deberá hacer manualmente.
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LO QUE SIGUE ES PARA CASOS EXCEPIONALES (consultar con Mil Veinticuatro)
FECHA DE CIERRE POR USUARIO (disponible a partir de la versión 8.07.00)
Si se elige la opción de Solo para el usuario XXXXX el cambio de la fecha de cierre se efectuará solo para el usuario. El resto de los usuarios seguirá teniendo la misma fecha de cierre. Junto a las opciones de usuario puede aparecer eventualmente un cartel azul como el que se ve en la ficha informando si hay usuarios con fechas diferentes o si la fecha que el usuario está ingresando coincide con la general.
Si está fijada la preferencia de modificación automática al realizarse el cambio será para todos los usuarios.
FECHA DE CIERRE POR DÍA / MES
Existe una preferencia protegida (solo modificable por Mil Veinticuatro S.A.) para que la fecha de cierre pueda ser cualquier día del mes ó solo fin de mes. Por defecto el cierre es a fin de mes, pero si desea tener cierre por día deberá comunicarlo al desarrollador.
La preferencia protegida de Cierre Diario también afecta al cierre contable.
FECHA DE CIERRE de la GESTION
Esta función afecta a las operaciones de la Gestión (no de asientos contables).
Para evitar alterar estos datos involuntariamente una vez generados sus asientos, enviado información a AFIP o auditado un período.
Se usa la opción de menú Utilidades/ Preferencias/ Fecha de Cierre...
Existe además una Preferencia para que el Cierre de la Gestión sea haga automáticamente cuando después de una determinada cantidad de meses.
Supongamos que se define cierre automático: 2 meses.
Si se abre manualmentea cualquier fecha anterior a los 2 meses se podrán modificar cosas anteriores a esa fecha, pero durante la noche el sistema volverá a cerrar según la cantidad de meses fijados para el cierre automático.
Si el Cierre Automático está en 0 (cero) meses, el proceso de cierre automático no se ejecuta.
Esta preferencia se puede fijar en la misma pantalla donde se modifica la fecha de cierre.
Esto impide registrar/ modificar/ borrar operaciones del área de Gestíón de una fecha para atrás. Esa fecha es modificable por los usuarios que TENGAN PERMISO para hacerlo.
Es importante restringir el uso de esa función solamente a los usuarios que corresponda.
LOS CIERRES DE GESTIÓN Y DE CONTABILIDAD SON INDEPENDIENTES
El cierre de la Gestión NO tiene relación con los cierres contables mensuales ni el cierre de balances, sin embargo, en algunos casos modificar fechas de por ejemplo una factura de compra, o algún otro dato puede tener repercusiones contables o de otro tipo. Ejemplo: Si ya se generó la contabilidad de un mes y modifica la fecha de una factura de compra, se estará generando una inconsistencia. En este caso se resolvería regenerado los asientos de facturas de Compra.
Conviene modificarla mensualmente, o usar la Preferencia de Cierre Automático, para evitar la introducción de errores. Normalmente a principios de mes se calculan los impuestos a pagar y se bloquea hasta el último día del mes anterior.
CIERRE CONTABLE MENSUAL
Se accede desde el menú Contabilidad/ Procesos, Cerrar o abrir meses….
Luego debe elegirse el ejercicio y el mes a cerrar.
Cerrar un mes de un ejercicio implica cerrar también todos los meses ANTERIORES de ese ejercicio.
Abrir un mes de un ejercicio implica abrir también todos los meses POSTERIORES de ese ejercicio.
Para abrir o cerrar meses, primero seleccionar el Ejercicio y luego Documentos/ Modificar. Finalmente definir el "Ultimo mes cerrado"
Para poder obtener un balance contable hasta un determinado mes, es necesario antes, efectuar el cierre hasta ese mes.
No se pueden registrar asientos de meses cerrados.
PROCEDIMIENTO DE CIERRES/ SEGUIRDAD DE LA INFORMACION
Cerrar la GESTIÓN hasta fecha x. (esto puede ocurrir automática o manualmente)
Generar los asientos.
Cerrar el mes CONTABLE.
CIERRE DE UN EJERCICIO CONTABLE
Se cierra desde: Contabilidad/ Contabilidad/ Ejercicios
Seleccionar uno
Y luego:
Documentos/ Cerrar ejercicio…
Para que el cierre se pueda llevar a cabo, es necesario que las Cuentas Especiales que el sistema necesita para armar el asiento de cierre, estén previamente definidas y también que todos los meses de ese ejercicio estén cerrados.
Al cerrar un ejercicio, se renumeran automáticamente los asientos del mismo y se generan dos asientos: El de cierre Patrimonial y el de Cierre de resultados. Si el ejercicio siguiente ya fue creado, también se generará su asiento de apertura.
El estado del ejercicio cambia a Cerrado.
No se pueden registrar asientos de ejercicios cerrados.
Si se desea modificar le ejercico, se borran los dos asiento de cierre, se abren meses manualmente, se registran asientos nuevos y se vuelve a cerrar y se generan los asientos de cierre nuevos.
NOTA:
El asiento de Apertura de un ejercicio se genera automáticamente revirtiendo el Asiento de Cierre Patrimonial del ejercicio anterior con la siguiente salvedad:
Lo que en el cierre es "resultado del ejercicio" en la apertura pasa a ser "resultados no asignados".
Y si había ya una linea con resultados no asignados en el cierre, esa pasa también a la apertura así como está.
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Todo lo que se cierra, ya sea en la Gestión o en la Contabilidad se puede volver a abrir si es necesario modificar algo.
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SALDOS INICIALES de GESTION:
Al comienzo del uso del sistema, y para asignar Saldos Iniciales a Clientes, Proveedores, Cajas y Cuentas Bancarias; es necesario tildar "Abrir todos los meses cerrados".
SALDOS INICIALES de CONTALBES:
El asiento de apertura del primer ejercicio contable del sistema se deberá hacer manualmente.
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LO QUE SIGUE ES PARA CASOS EXCEPIONALES (consultar con Mil Veinticuatro)
FECHA DE CIERRE POR USUARIO (disponible a partir de la versión 8.07.00)
Si se elige la opción de Solo para el usuario XXXXX el cambio de la fecha de cierre se efectuará solo para el usuario. El resto de los usuarios seguirá teniendo la misma fecha de cierre. Junto a las opciones de usuario puede aparecer eventualmente un cartel azul como el que se ve en la ficha informando si hay usuarios con fechas diferentes o si la fecha que el usuario está ingresando coincide con la general.
Si está fijada la preferencia de modificación automática al realizarse el cambio será para todos los usuarios.
FECHA DE CIERRE POR DÍA / MES
Existe una preferencia protegida (solo modificable por Mil Veinticuatro S.A.) para que la fecha de cierre pueda ser cualquier día del mes ó solo fin de mes. Por defecto el cierre es a fin de mes, pero si desea tener cierre por día deberá comunicarlo al desarrollador.
La preferencia protegida de Cierre Diario también afecta al cierre contable.
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