MV4 Administración
Notas Técnicas
| 422: Envío por E-mail de Link de Descarga Directa de Comprobantes (Facturas, Notas, Ordenes de Pago, etc.)
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A partir de la versión 12.02.02 el sistema MV4 Administración incorpora el envío por e-mail de un Link de Descarga Directa de Comprobantes.
Esto permite que el receptor del e-mail haciendo click en ese Link se pueda descargar comprobantes emitidos por el sistema como, por ejemplo, Facturas, Pedidos, Ordenes de Pago, Recibos de Cobranza y también el Estado de Cuenta con los Vencimientos Pendientes.
Para poder utilizar esta opción hay 3 requisitos indispensables.
El primero es que el servidor debe estar configurado para el envío de e-mails, lo que en la mayoría de los casos ya ocurre dado que se utiliza el sistema para envío de Comprobantes adjuntos por e-mail.
El segundo es que el servidor tiene que tener publicado y abierto un puerto TCP/IP de acceso por Web (HTTP) además de contar con un IP fijo ó una URL alfanumérica fija.
El tercero es solicitar a Mil Veinticuatro S.A. la activación de este servicio.
El sistema en la actualidad ya permite el envío de Comprobantes como adjuntos. Lo que permite esta funcionalidad es evitar el envío de adjuntos y permitir que los destinatarios de los e-mails (Clientes, Proveedores ó Terceros) se puedan descargar los comprobantes en forma directa, sin necesidad de contar con usuario y contraseña.
Esto es muy similar a lo que ocurre con muchos proveedores de servicios públicos que envían el mail de aviso de emisión de factura con un Link que permite la descarga de la misma.
Casi todos los tipos de documentos registrados en el sistema se pueden enviar adjuntado un Link en el cuerpo de cualquier modelo de envio por mail.
Para enviar un Link de Descarga Directa de Comprobantes basta con pegar en el cuerpo del mail a enviar este texto:
$ComprobantesLink
El mismo será reemplazado en el mail por la lista de los Comprobantes que se envía donde cada renglón tiene la identificación del comprobante, en algunos casos su monto total y su saldo a pagar, asociando a cada renglón un Link que abrirá una nueva página en el navegador en la que se podrá ver y/o descargar el Comprobante correspondiente en formato PDF.
Al utilizar este texto en un e-mail el sistema automáticamente tildará la opción de enviar Texto Formateado dado que es la única forma en la que se puede enviar un Link.
Por otro lado, si bien no es obligatorio, se recomienda tildar la opción de No Enviar Comprobantes Adjuntos dado que éstos podrán ser descargados por el destinatario cuando lo desee.
Casos Particulares:
En el envío de Facturas, Notas e Imputaciones a Clientes/Terceros, las opciones para enviar Facturas y/o Vencimientos influyen también en los Link. Si se tilda Vencimientos, en el primer renglón de la lista habrá un Link que permitirá descargar el Estado de Cuenta con el mismo formato con el que se envía como adjunto.
En el envío de Ordenes de Pago las opciones para enviar Orden de Pago y Certificados de Retención también son tenidas en cuenta en el Link, descargando un PDF que contendrá una ó ambas cosas.
Esto permite que el receptor del e-mail haciendo click en ese Link se pueda descargar comprobantes emitidos por el sistema como, por ejemplo, Facturas, Pedidos, Ordenes de Pago, Recibos de Cobranza y también el Estado de Cuenta con los Vencimientos Pendientes.
Para poder utilizar esta opción hay 3 requisitos indispensables.
El primero es que el servidor debe estar configurado para el envío de e-mails, lo que en la mayoría de los casos ya ocurre dado que se utiliza el sistema para envío de Comprobantes adjuntos por e-mail.
El segundo es que el servidor tiene que tener publicado y abierto un puerto TCP/IP de acceso por Web (HTTP) además de contar con un IP fijo ó una URL alfanumérica fija.
El tercero es solicitar a Mil Veinticuatro S.A. la activación de este servicio.
El sistema en la actualidad ya permite el envío de Comprobantes como adjuntos. Lo que permite esta funcionalidad es evitar el envío de adjuntos y permitir que los destinatarios de los e-mails (Clientes, Proveedores ó Terceros) se puedan descargar los comprobantes en forma directa, sin necesidad de contar con usuario y contraseña.
Esto es muy similar a lo que ocurre con muchos proveedores de servicios públicos que envían el mail de aviso de emisión de factura con un Link que permite la descarga de la misma.
Casi todos los tipos de documentos registrados en el sistema se pueden enviar adjuntado un Link en el cuerpo de cualquier modelo de envio por mail.
Para enviar un Link de Descarga Directa de Comprobantes basta con pegar en el cuerpo del mail a enviar este texto:
$ComprobantesLink
El mismo será reemplazado en el mail por la lista de los Comprobantes que se envía donde cada renglón tiene la identificación del comprobante, en algunos casos su monto total y su saldo a pagar, asociando a cada renglón un Link que abrirá una nueva página en el navegador en la que se podrá ver y/o descargar el Comprobante correspondiente en formato PDF.
Al utilizar este texto en un e-mail el sistema automáticamente tildará la opción de enviar Texto Formateado dado que es la única forma en la que se puede enviar un Link.
Por otro lado, si bien no es obligatorio, se recomienda tildar la opción de No Enviar Comprobantes Adjuntos dado que éstos podrán ser descargados por el destinatario cuando lo desee.
Casos Particulares:
En el envío de Facturas, Notas e Imputaciones a Clientes/Terceros, las opciones para enviar Facturas y/o Vencimientos influyen también en los Link. Si se tilda Vencimientos, en el primer renglón de la lista habrá un Link que permitirá descargar el Estado de Cuenta con el mismo formato con el que se envía como adjunto.
En el envío de Ordenes de Pago las opciones para enviar Orden de Pago y Certificados de Retención también son tenidas en cuenta en el Link, descargando un PDF que contendrá una ó ambas cosas.
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