MV4 Administración
Notas Técnicas
| 46: Configuración para envío de documentos por e-Mail
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Los documentos que pueden enviarse por e-Mail desde el sistema son:
_ Facturas [área Ventas]
_ Notas de Crédito y Débito [área Ventas]
_ Pedidos [área Ventas]
_ Imputaciones [área Terceros]
_ Cobranzas [área Ventas, Terceros]
_ Ordenes de Pago [área Ventas, Terceros]
_ Pedidos de Presupuesto [área Compras]
_ Órdenes de Compra [área Compras]
Si ya están configurados todos los parámetros para el envío de documentos por e-Mail, basta con elegir el o los documento que se desea enviar y desde el menú Documentos, la opción: Enviar XX por mail.
Para configurar el envío de Documentos por e-Mail, deben configurarse un conjunto de parámetros en el sistema:
CONFIGURACION DE PARAMETROS Y CUENTAS DE USUARIO PARA ENVIO DE DOCUMENTOS POR E-MAIL
Ver la siguiente nota técnica: Ver Nota Técnica Nº 103
DIRECCION DE ENVIO
La dirección electrónica de envío, debe registrase en la ficha del Cliente donde dice “Email”. Debe contener una dirección electrónica valida. Si hay más de una, escribirlas separadas por comas y sin espacios.
También existe otro campo llamado "Destinatario par envío de ...": Ese es un campo libre y no obligatorio.
FORMULARIO DE IMPRESIÓN
Los formularios de impresión se pueden diseñar, duplicar o importar.
A veces conviene importar o duplicar uno existente de otro MV4 Administración y luego modificarlo.
Si el cliente lo solicita, Mil Veinticuatro puede enviar por mail formularios pre-armados para que el usuario los importe y ajuste a su necesidad.
ASOCIACIÓN DE UN FORMULARIO A UN TIPO DE DOCUMENTO
Los Documentos (Ejemplo: Facturas A del punto de Venta 0001) pueden asociarse a DOS Formularios de Impresión. Uno para las impresiones y otro para los envíos por correo electrónico*. Puede ocurrir el caso de que se use el mismo formulario para ambos casos.
Para definir el formulario para envío de facturas por e-Mail:
Ventas/ Archivos/ Puntos de Venta
Elegir el punto de venta correspondiente y el menú Documentos/ Modificar.
Hacer doble clic en uno de los renglones, por ejemplo Factura A y en rojo se verán los dos formularios posibles. Si se desea enviar información por correo electrónico, debe elegirse un formulario previamente definido.
ENVIO DE DOCUMENTOS POR E-MAIL
Al seleccionar la opción para enviar un documento por e-Mail, se muestra una pantalla con las siguientes opciones:
- Remitente: Debe ser un Usuario del sistema con la dirección electrónica que se desea usar de remitente. O se puede dejar como opción que sea el usuario que está operando el sistema.
- Asunto: Completar. Se pueden utilizar diversas máscaras para incluir datos variables como Nombre de la Empresa, Cliente, etc., consultar más adelante en esta nota por las máscaras.
- Texto: Completar. También se puede utilizar las máscaras.
- Permitir texto formateado: Permite que el texto tenga formato (tipografía, tamaño, estilo, color). Para poder cambiar el formato de una parte del texto se la debe seleccionar con el mouse y hacer clic con el botón derecho. Aparecerá un menu contextual que permitirá cambiar el formato del texto seleccionado.
- Insertar Link a Página Web: Permite insertar dentro del texto un link a una página Web. La porción de texto que esté seleccionada al clickear el botón será la que después habrá que clickear para seguir el link.
- Direcciones para enviar copias ocultas: No es obligatorio, pero si se completa con una o más direcciones de e-mail separadas por coma (,) ó punto y coma (;) los mails se enviarán con copia oculta a estas direcciones.
- Enviar solo a esta dirección: Permite que el mensaje solo se envíe a las direcciones con copia oculta para realizar pruebas sin enviar mensajes reales a los clientes, proveedores, etc.
- Enviar (opciones): Permite en algunos casos seleccionar qué documentos enviar como adjuntos.
- Formato: Existen dos formatos posibles. El formato HTML (de página WEB) y el formato PDF. Es más recomendable utilizar este último porque los documentos se envían con el mismo formato que si fueran impresos. Para poder utilizar esta opción, si se envía desde una computadora con Windows, debe estar instalado el PDFCreator, que es software de acceso libre.
- Formulario de Impresión: Es el formulario de impresión a utilizar. En los casos de Facturas, Notas y Liquidaciones existe la opción de usar el formulario que corresponda según Sucursal y Letra.
- No enviar ningún adjunto: Si se tilda esta opción se des-tildan todas las opciones de Enviar adjuntos. En este caso el texto deberá contener un link a la página Web desde la que el usuario podrá descargar sus facturas, notas, etc. Consultar a Mil Veinticuatro S.A. para habilitar este servicio en el sistema.
- Modelo de Envío de XX por E-Mail: Permite seleccionar un Modelo predefinido de envío de comprobantes por E-Mail Ver Nota Técnica.
Desde aquí también se puede guardar el conjunto de preferencias ingresado como un nuevo Modelo o, si se escribe el mismo nombre, modificar el existente.
Para enviar los documentos seleccionados por mail, aceptar esa pantalla.
MASCARAS PARA INCLUIR DATOS VARIABLES
Dentro del Asunto y del Texto del mensaje se puede incluir máscaras que luego se reemplazarán por los datos correspondientes al momento de enviar el e-mail. Las máscaras admitidas son:
$Empresa: Se reemplazará por el Nombre de su Empresa (ingresado en la Ficha de Datos de la Empresa).
$Cliente: Se reemplazará por el Nombre del Cliente al que se le envía el mail. También se reemplazará por Proveedor ó Tercero dependiendo del tipo de e-mail que se envía.
$Proveedor: Se reemplazará por el Nombre del Proveedor al que se le envía el mail. También se reemplazará por Cliente ó Tercero dependiendo del tipo de e-mail que se envía.
$Proveedor: Se reemplazará por el Nombre del Tercero al que se le envía el mail. También se reemplazará por Cliente ó Proveedor dependiendo del tipo de e-mail que se envía.
$Documento: Se reemplazará por el tipo de documento que se está enviando (Factura, Nota de Crédito, Imputación, etc.)
$Comprobantes: Se reemplazará por una lista con los números de documentos que se está enviando.
$ComprobantesLink: Se reemplazará por una lista con los números de documentos que se está enviando como links de descarga para que el usuario pueda descargarlos. Para esto debe estar abierto el Puerto Web y el sistema debe ser accesible vía Web por un URL Fijo.
$Usuario: Se reemplazará por el e-mail de Usuario al que se está enviando (solo para e-mails a Usuarios Web)
$Contraseña: Se reemplazará por la Contraseña de Usuario al que se está enviando(solo para e-mails a Usuarios Web)
$Nombre: Se reemplazará por el Nombre del Usuario al que se está enviando. (solo para e-mails a Usuarios Web)
$MV4Web: Se reemplazará por la URL para acceder al sistema MV4 Administración vía web. (solo para e-mails a Usuarios Web)
$LinkEC: Se reemplazará por un link con el cual se accederá al MV4 Administración vía web, ingresando directamente al Estado de Cuenta (solo para e-mails a Usuarios Web)
_ Facturas [área Ventas]
_ Notas de Crédito y Débito [área Ventas]
_ Pedidos [área Ventas]
_ Imputaciones [área Terceros]
_ Cobranzas [área Ventas, Terceros]
_ Ordenes de Pago [área Ventas, Terceros]
_ Pedidos de Presupuesto [área Compras]
_ Órdenes de Compra [área Compras]
Si ya están configurados todos los parámetros para el envío de documentos por e-Mail, basta con elegir el o los documento que se desea enviar y desde el menú Documentos, la opción: Enviar XX por mail.
Para configurar el envío de Documentos por e-Mail, deben configurarse un conjunto de parámetros en el sistema:
CONFIGURACION DE PARAMETROS Y CUENTAS DE USUARIO PARA ENVIO DE DOCUMENTOS POR E-MAIL
Ver la siguiente nota técnica: Ver Nota Técnica Nº 103
DIRECCION DE ENVIO
La dirección electrónica de envío, debe registrase en la ficha del Cliente donde dice “Email”. Debe contener una dirección electrónica valida. Si hay más de una, escribirlas separadas por comas y sin espacios.
También existe otro campo llamado "Destinatario par envío de ...": Ese es un campo libre y no obligatorio.
FORMULARIO DE IMPRESIÓN
Los formularios de impresión se pueden diseñar, duplicar o importar.
A veces conviene importar o duplicar uno existente de otro MV4 Administración y luego modificarlo.
Si el cliente lo solicita, Mil Veinticuatro puede enviar por mail formularios pre-armados para que el usuario los importe y ajuste a su necesidad.
ASOCIACIÓN DE UN FORMULARIO A UN TIPO DE DOCUMENTO
Los Documentos (Ejemplo: Facturas A del punto de Venta 0001) pueden asociarse a DOS Formularios de Impresión. Uno para las impresiones y otro para los envíos por correo electrónico*. Puede ocurrir el caso de que se use el mismo formulario para ambos casos.
Para definir el formulario para envío de facturas por e-Mail:
Ventas/ Archivos/ Puntos de Venta
Elegir el punto de venta correspondiente y el menú Documentos/ Modificar.
Hacer doble clic en uno de los renglones, por ejemplo Factura A y en rojo se verán los dos formularios posibles. Si se desea enviar información por correo electrónico, debe elegirse un formulario previamente definido.
ENVIO DE DOCUMENTOS POR E-MAIL
Al seleccionar la opción para enviar un documento por e-Mail, se muestra una pantalla con las siguientes opciones:
- Remitente: Debe ser un Usuario del sistema con la dirección electrónica que se desea usar de remitente. O se puede dejar como opción que sea el usuario que está operando el sistema.
- Asunto: Completar. Se pueden utilizar diversas máscaras para incluir datos variables como Nombre de la Empresa, Cliente, etc., consultar más adelante en esta nota por las máscaras.
- Texto: Completar. También se puede utilizar las máscaras.
- Permitir texto formateado: Permite que el texto tenga formato (tipografía, tamaño, estilo, color). Para poder cambiar el formato de una parte del texto se la debe seleccionar con el mouse y hacer clic con el botón derecho. Aparecerá un menu contextual que permitirá cambiar el formato del texto seleccionado.
- Insertar Link a Página Web: Permite insertar dentro del texto un link a una página Web. La porción de texto que esté seleccionada al clickear el botón será la que después habrá que clickear para seguir el link.
- Direcciones para enviar copias ocultas: No es obligatorio, pero si se completa con una o más direcciones de e-mail separadas por coma (,) ó punto y coma (;) los mails se enviarán con copia oculta a estas direcciones.
- Enviar solo a esta dirección: Permite que el mensaje solo se envíe a las direcciones con copia oculta para realizar pruebas sin enviar mensajes reales a los clientes, proveedores, etc.
- Enviar (opciones): Permite en algunos casos seleccionar qué documentos enviar como adjuntos.
- Formato: Existen dos formatos posibles. El formato HTML (de página WEB) y el formato PDF. Es más recomendable utilizar este último porque los documentos se envían con el mismo formato que si fueran impresos. Para poder utilizar esta opción, si se envía desde una computadora con Windows, debe estar instalado el PDFCreator, que es software de acceso libre.
- Formulario de Impresión: Es el formulario de impresión a utilizar. En los casos de Facturas, Notas y Liquidaciones existe la opción de usar el formulario que corresponda según Sucursal y Letra.
- No enviar ningún adjunto: Si se tilda esta opción se des-tildan todas las opciones de Enviar adjuntos. En este caso el texto deberá contener un link a la página Web desde la que el usuario podrá descargar sus facturas, notas, etc. Consultar a Mil Veinticuatro S.A. para habilitar este servicio en el sistema.
- Modelo de Envío de XX por E-Mail: Permite seleccionar un Modelo predefinido de envío de comprobantes por E-Mail Ver Nota Técnica.
Desde aquí también se puede guardar el conjunto de preferencias ingresado como un nuevo Modelo o, si se escribe el mismo nombre, modificar el existente.
Para enviar los documentos seleccionados por mail, aceptar esa pantalla.
MASCARAS PARA INCLUIR DATOS VARIABLES
Dentro del Asunto y del Texto del mensaje se puede incluir máscaras que luego se reemplazarán por los datos correspondientes al momento de enviar el e-mail. Las máscaras admitidas son:
$Empresa: Se reemplazará por el Nombre de su Empresa (ingresado en la Ficha de Datos de la Empresa).
$Cliente: Se reemplazará por el Nombre del Cliente al que se le envía el mail. También se reemplazará por Proveedor ó Tercero dependiendo del tipo de e-mail que se envía.
$Proveedor: Se reemplazará por el Nombre del Proveedor al que se le envía el mail. También se reemplazará por Cliente ó Tercero dependiendo del tipo de e-mail que se envía.
$Proveedor: Se reemplazará por el Nombre del Tercero al que se le envía el mail. También se reemplazará por Cliente ó Proveedor dependiendo del tipo de e-mail que se envía.
$Documento: Se reemplazará por el tipo de documento que se está enviando (Factura, Nota de Crédito, Imputación, etc.)
$Comprobantes: Se reemplazará por una lista con los números de documentos que se está enviando.
$ComprobantesLink: Se reemplazará por una lista con los números de documentos que se está enviando como links de descarga para que el usuario pueda descargarlos. Para esto debe estar abierto el Puerto Web y el sistema debe ser accesible vía Web por un URL Fijo.
$Usuario: Se reemplazará por el e-mail de Usuario al que se está enviando (solo para e-mails a Usuarios Web)
$Contraseña: Se reemplazará por la Contraseña de Usuario al que se está enviando(solo para e-mails a Usuarios Web)
$Nombre: Se reemplazará por el Nombre del Usuario al que se está enviando. (solo para e-mails a Usuarios Web)
$MV4Web: Se reemplazará por la URL para acceder al sistema MV4 Administración vía web. (solo para e-mails a Usuarios Web)
$LinkEC: Se reemplazará por un link con el cual se accederá al MV4 Administración vía web, ingresando directamente al Estado de Cuenta (solo para e-mails a Usuarios Web)
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